Martonvásár Város Önkormányzata

Képviselő-testületének feladat- és hatáskörében eljárva

Martonvásár Város Polgármestere

334/2020. (XII.15.) határozata

a Martonvásári Polgármesteri Hivatal 2020. évi tevékenységéről szóló beszámoló elfogadásáról

 

Martonvásár Város Önkormányzata Képviselő-testülete feladat- és hatáskörben – a katasztrófavédelemmel és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvény 46. § (4) bekezdésében biztosított jogkörömben – eljárva Martonvásár Város Polgármestereként a Martonvásári Polgármesteri Hivatal 2020. évi tevékenységéről készült beszámolót a határozat melléklete szerint elfogadom.

 

A határozat végrehajtásáért felelős: polgármester

A határozat végrehajtásának határideje: azonnal

 

Martonvásár, 2020. december 15.

 

 

                                                                                                          Dr. Szabó Tibor

                                                                                                            polgármester

 

334/2020. (XII.15.) határozat melléklete:

 

 

 

 

 

A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 41. § (2) bekezdése a polgármesteri hivatalt – a polgármester, a bizottságok, részönkormányzat testülete, a jegyző és a társulás mellett – a képviselő-testület szervei között nevesíti.

Az Mötv. 84. § (1) bekezdése kimondja, hogy a helyi önkormányzat képviselő- testülete az önkormányzat működésével, valamint a polgármester, illetőleg a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátásra polgármesteri hivatalt hoz létre, a polgármesteri hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.

Az Mötv. 81. §-a értelmében a – szintén a képviselő-testület szerveként nevesített – jegyző vezeti a polgármesteri hivatalt és ellátja a törvényben felsorolt feladatokat.

A hivatal jogi személyiséggel és önálló költségvetéssel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv.

 

A Martonvásári Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: hivatal) – bár az önkormányzati hatósági feladatkörök száma csökkenést mutat – rendkívül komplex, szerteágazó munkát végez.

Önkormányzati, egyes társulási és államigazgatási, ezen belül a járásszékhely települési jegyzői (ipari igazgatási, anyakönyvi) ügyeket készít elő döntésre, közreműködik azok végrehajtásában.

Ezen túl a feladatok ellátása érdekében szervező, koordinációs tevékenységet fejt ki a járási önkormányzatok, önkormányzati fenntartású intézmények, helyi önszerveződő közösségek irányában, segíti azok tevékenységét, jogértelmezését.

Működését a központi és helyi jogszabályok, a testületi, bizottsági döntések, a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint egyéb belső utasítások és szabályzatok határozzák meg alapjaiban.

 

A beszámolóban a hivatal emberi erőforrás helyzetének ismertetését követően az ügyforgalom, ügyiratforgalom statisztikai ismertetése, majd az éves főbb ellátott tevékenységek ismertetését követően, külön kiemelésre kerül a helyi adóztatás feladatairól szóló beszámoló, mely mellékletként van csatolva.

 

A HIVATAL EMBERI ERŐFORRÁS HELYZETE

 

A hivatalban bértömeg gazdálkodás folyik, melynek sajátossága, hogy a bérekre és járulékaira fordítható keretösszeget a Képviselő-testület határozza meg éves költségvetésében, míg a létszámgazdálkodás ezen kereteken belül folyik, lehetőség szerint rugalmasan alkalmazkodva az aktuális igényekhez.

Ugyanakkor a bérek megállapításának korlátait elavult és merev, a piaci körülmények változásához nehezen adaptálható törvényi keretek határozzák meg (a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény), mely alapvetően hátrányos a kiválasztási folyamatok és a már kiválasztott, jól teljesítő, a szervezet számára nélkülözhetetlen vagy nehezen nélkülözhető szaktudással, tapasztalattal bíró munkaerő megtartása során.

 

Az idei évben 2020.07.01-től került sor – elsősorban az építéshatósági feladatok kivezetéséhez kapcsolódóan – a Hivatalt érintő szervezeti átalakításra, melynek során a Humán igazgatóság megszűnt, és a megszűnő igazgatóság 2 irodájának – közvetlenül az aljegyző vezetésével történő – egyesítésével egy, összevont Humánszolgáltatási és Műszaki Iroda jött létre a hatósági feladatok ellátására. A Városmenedzsment élére került osztályvezetői besorolásban a jogi igazgató, míg 2020.03.01-től a beruházások, műszaki feladatok segítésére önkormányzati tanácsadó kinevezéséről döntött a testület. Változás történt a kommunikációs szakember személyében is a tavasz folyamán.

 

A hivatal álláshelyeinek száma 2020. év elején 34 fő (ebből közszolgálati tisztviselői álláshely 33), melyből jelenleg 4 fő tartósan távol van (a jegyző 2020.02. hóban tért vissza munkába, a pénzügyi irodavezető 2020.08. hótól, távol van: főépítész, adóiroda vezető, jogi igazgatási ügyintéző, irattáros, feladataikat belső helyettesítéssel látjuk el), 3 álláshely – a részmunkaidőben foglalkoztatottakkal is számolva - pillanatnyilag betöltetlen (elsősorban pénzügyi területen), így a hiányzó munkaerő a felvehető állomány 1/5-ét (cc. 21 %) teszi ki.

A projektmenedzser, 1 fő beruházási referens és a pénzügyi pályázati referens alkalmazásának költségeit a testület a fejlesztési keret terhére határozta meg, feladataik is e tevékenységi területhez kötődnek. A hivatalnál van státuszban, de a polgármester gyakorolja a munkáltatói jogkört 1 fő, testületi döntés alapján 2020.03.01-től kinevezett önkormányzati tanácsadó felett.

A Hivatalnál jelenleg 3 fő ügykezelői státusz van a jelentősen megnövekedett adminisztratív feladatok ellátása érdekében, az ügyintézők technikai munkájának kiváltására (lakosságszolgálati asszisztens, irattáros, kézbesítő).

Szervezetileg a Hivatalban van foglalkoztatva 1 fő, Mt. hatálya alá tartozó munkavállaló, mezőőri munkakörben, bár költségvetés szempontjából ez a feladat elkülönülten van nyilvántartva.

A vezetők, köztisztviselők, illetve közszolgálati ügykezelők, fizikai alkalmazottak megoszlása a következő:

 

Státuszok besorolás szerint	2016. (Fő)	2017. (Fő)	2018. (Fő)	2019. (Fő)	2020. (Fő)
jegyző, aljegyző	2	2	2	2	2
osztályvezető	3	3	2	2	2
ügyintéző – köztisztviselő	20	23	25	26	25
önkormányzati tanácsadó	0	0	0	0	1
köztisztviselő összesen:	25	28	29	30	30
közszolgálati ügykezelő	3	3	4	4	3
Mt.	1	1	1	1	1
összesen	29	32	34	35	34

 

A hivatali munkavégzéshez kapcsolódóan, a nyári időszakban, állami támogatás mellett ismételten 6 középiskolás diák kapcsolódott be és ismerkedett a hivatali feladatokkal, munkájuk nagy segítség a kampányjellegű és iratrendezési feladatok megoldásában. Közfoglalkoztatott alkalmazására a hivatalnál tárgyévben nem került sor.

Egyre jelentősebb a szerepe az informatikus segítségének a Hivatal feladatellátásában, informatikai és egyéb technikai infrastruktúrájának működtetésében. E téren fejlesztésre lenne szükség, nem csak hivatali, de önkormányzati szinten is.

Az önkormányzat kommunikációs feladataihoz, megbízási szerződés keretében 1 fővel áll szerződésben, aki segíti a Hivatal kommunikációs feladatainak technikai megoldását (honlap, facebook) is. 

 

A hivatalban tárgyévben kis mértékben csökkent a fluktuáció, mely elsősorban a járványhelyzet okozta bizonytalanságnak tudható be. A költségvetési évet érintően 6 fő kapott kinevezést (3 fő adóigazgatási /ebből 1 főnek meg is szűnt a jogviszonya/, 1 fő iktatási /azóta tartósan távol/, 2 fő igazgatási területre, melyből azonban 1 fő a Városmenedzsment munkájához, 1 fő inkább a Szervezési iroda feladataihoz kapcsolódott eddigi munkáját tekintve, figyelemmel a járványhelyzetre is), minden esetben 6 hónap próbaidő kikötése mellett. Az idén senki nem ment nyugdíjba, 2 fő munkatársunknak szűnt meg (munkáltató részéről próbaidő alatt, illetve közös megegyezéssel) a jogviszonya. Az év közben megszűnő építéshatósági feladatkörben foglalkoztatott munkatársakat – az önkormányzat számára hasznos szaktudásukra és helyi tapasztalataikra tekintettel – sikerült a Városmenedzsment területén továbbfoglalkoztatni (településképi referens, önkormányzati tanácsadó).

 

A nemek arányát tekintve a férfiak száma 7, a nőké 25, a kor szerinti megoszlás tekintetében a kollégák zömmel a 35-50 év közötti és a fiatalabb korosztályhoz tartoznak.

 

A hivatalban foglalkoztatott közszolgálati tisztviselők (betöltött státusz) végzettség szerinti megoszlása:

Iskolai végzettség szintje	2010	2016	2017	2018		2019		2020
Felsőfokú végzettségűek	32 %	71 %	74 %	25	74 %	22	73 %	23	72 %
Középfokú végzettségűek	64 %	29 %	26 %	9	26 %	8	27 %	9	28 %
Alapfokú végzettségűek szakképesítéssel	4 %	0 %	0 %	0	0 %	0	0%	0	0 %
Összesen	100 %	100 %	100 %	34	100 %	30	100 %	32	100 %

 

2010. óta fokozatosan nőtt a felsőfokú végzettségűek aránya, és az idei évben, már stabilnak mondhatóan, a kollégák ¾-e felsőfokú végzettségű (az idén 2 fő szerzett további felsőfokú végzettséget), egyidejűleg sok a fiatal kolléga, akik családalapításban gondolkodnak, illetve a fluktuáció is a felsőfokú végzettségűeket érinti jobban. A munkaerőpiacon jelentkező hiányt továbbra is igyekszünk lehetőségeinkhez képest pótolni, elsősorban a jó képességű, esetleg még diplomát nem szerzett, tanulmányait folytató helyi fiatalok, gyermeknevelésből a munka világába visszatérő fiatalok bevonzásával, akiket tanulmányaik folytatásában, a gyermeknevelés kihívásaiban (rugalmasabb munkavégzés, helyben történő munkavégzés, egyéb kedvezmények) is támogatunk. Meg kell azonban jegyezni, hogy ez a taktika sem elég már a keresett hiányszakmákban a szakemberek pótlásához, vonzásához, így a közeljövőben komoly válság is jelentkezhet a feladatellátás terén, ha nem szánunk kellő elismerést mind az anyagiak, mind a munkafeltételek terén a megtartani, alkalmazni kívánt szakembereknek.

 

Többen több diplomával, oklevéllel rendelkeznek, erre nézve tanulmányokat kezdtek és folytatnak (12 fő) vagy egyéb, a hivatali szervezet vagy az önkormányzat számára hasznos szakképzettséggel rendelkeznek (12 fő). Nyelvvizsgával rendelkezők száma 17 fő (jellemzően angol, esetleg német nyelvből), több mint 50 %. Többen több nyelvből is rendelkeznek nyelvvizsgával. A köztisztviselők rendelkeznek a vonatkozó törvényben és egyéb jogszabályokban meghatározott iskolai végzettséggel, illetőleg közigazgatási és ügykezelői alapvizsgával, közigazgatási szakvizsgával, vagy azok megszerzése folyamatban van. 2020. évben – a járványhelyzetre tekintettel – 3 fő szakvizsgája került elhalasztásra, ügykezelői vizsgát 0 fő, közigazgatási alapvizsgát 1 fő tett. 2014-től bevezetésre került a köztisztviselők országos, egységes, tervszerű rendszeres és kötelező továbbképzése. Ez alapján a köztisztviselő négy éves képzési időszakra vonatkozóan meghatározott képzési kötelezettséget teljesít a hivatal továbbképzési tervében foglaltak szerint, egyéni képzési terv alapján. A képzések az idei évben, a járvány miatt távoktatásos, e-learning típusúak voltak.

Tárgyévben tanulmányi szerződése 3 fő köztisztviselőnek volt folyamatban, melyek közül 1 fő tanulmányait el kellett halasztani a járványhelyzet miatt, 2 fő szerződése pedig meghosszabbításra került.

 

Vagyonnyilatkozat benyújtásra 24 köztisztviselő köteles, melynek az érintettek eleget tettek. (A közbeszerzési eljárásban részt vevők évente, a vezetők és pénzügyi területen foglalkoztatottak 2 évente, a közigazgatási hatósági eljárásban részt vevő tisztviselők 5 évente kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni.)

 

A közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelése, valamint minősítése 2014-től szintén elektronikus formában történik a TÉR egységes és integrált közszolgálati teljesítményértékelési informatikai rendszerben. Tárgyévben az értékelés jó és kiváló minősítéseket eredményezett.

 

A munkaköri feladatokon túl jelentkező vagy jelentős többlet (munka)teherrel járó, önkormányzati érdekből is kiemelkedő feladatok elvégzésére és motiválására - a testület 2016. évi döntése nyomán bevezetésre került és forrását tekintve továbbra is támogatott - célfeladat rendszer szolgált, mely alapvetően teljesítményértékelésen alapul. Ilyen feladatként került meghatározásra pl. a veszélyhelyzeti, cég átszervezési és egyes átfogó feladatokban való közreműködés, egyes projektekhez kapcsolódó többletfeladatok.

 

A jövőben elengedhetetlen átgondolni a működtetés forrásait és a szervezetrendszer működését is, mivel az jelenlegi formájában teljesítőképessége végéhez közeledik, a meglévő személyi állományt részben a kiégés veszélye fenyegeti (kiemelten fontos kezelni a járványhelyzet miatt megnövekedett feszültséget, többlet stresszt), részben pedig a szakemberhiány válhat a működés akadályává a stratégiai fontosságú pozíciókban is. 

 

 

 

ÜGYIRATFORGALOM

 

 

 

A Hivatal a kötelezően 2018 óta alkalmazandó ASP rendszerben vezeti az ügyiratok iktatását, valamint egyes szakrendszereink (vagyonkataszter, adó, gazdálkodás, ipa-kereskedelem, hagyaték) is itt működnek. Az ASP-ből lehívott statisztikából jól látható, hogy a lekérdezés napjáig 12 359 főszámra iktatott irathoz, mindösszesen 24 543 alszám tartozik. a fenti statisztika jól mutatja az egyes gyűjtő ügytípusokban keletkezett iratok mennyiségét (az egyes irattári tételkódokhoz tartozó ügytípus besorolásokat központi jogszabályok határozzák meg számunkra, ezért lehetséges, hogy egyes irataink bekerülnek a nemzetiségi önkormányzat iratai ügytípusba). Fontos kiemelni ugyanakkor, hogy a legtöbb irat kapcsolódik valamely pénzügyi folyamathoz, illetve ahhoz kapcsolódóan jelennek meg önálló iratok is, melyek ugyanakkor nem kerülnek iktatásra.

Fontos kiemelni, hogy a jelentős számú iktatott ügyirat nem tükrözi sok esetben a ténylegesen végzett munkát, tekintettel a megkereséseket, panaszokat, jelzéseket követő azonnali intézkedésekkel kapcsolatos munkavégzésekre, a számos egyeztetési folyamatra az egyes ügyek kapcsán, valamint a munkavégzés jellegéből adódó egyéb típusú ügyintézésekre, kapcsolattartásokra.

 

AZ ÉVES MUNKA JELLEMZŐI

 

A 2020-as év számos tekintetben rendkívüli évnek mondható, önkormányzatunk életében is. Az év kezdetén a hivatal kollégái a vezetőváltozás miatti várakozás mellett az adott év jelentős feladataiként a folyamatban lévő beruházások sikeres lezárását tartották elsődleges prioritásnak, a mindennapi ügyek megfelelő szakmai színvonalú vitele mellett.

 

Az év elején a hivatali struktúra szerint elkülönült a gazdálkodási szakterület, mely a pénzügyi és adócsoportot, a humán szakterület, mely a műszaki és az igazgatási csoportot foglalta magában, valamint elkülönült a szervezési iroda és a városmenedzsment csoport.

Az év első, a hivatal életében jelentős változást hozó eseménye az építéshatósági hatás- és jogkörök megszüntetése volt, melyek 2020. március 1-jétő átkerültek a Fejér Megyei Kormányhivatalhoz. Az eddig a műszaki osztályhoz tartozó, építéshatósági csoportnál tevékenykedő két kolléga (1,5 státusz) kérte a hivatalban történő további munkavégzés lehetőségét, így ők a városmenedzsment csoport kereteiben kerülnek foglalkoztatásra ettől az időponttól, főmérnökként, illetve a települési főépítészünk helyettesítőjeként.

További jelentős változást hozott a hivatali struktúra átalakítása a meglévő személyi állomány szakmai tudásának figyelembe vétele, és a feladatellátás zökkenőmentességének biztosítása érdekében.

 

A hivatal és a teljes önkormányzati intézményrendszer működését is felborította a humánjárvány terjedése miatt Magyarország Kormánya által 2020. március 11-én kihirdetett veszélyhelyzet, valamint az ahhoz kapcsolódó intézkedések. Az iskolák, óvodák és bölcsődék bezárása következtében a hivatalban is távmunkavégzést rendeltünk el, hogy a kollégák a gyermekek miatti kényszerű otthon tartózkodás ellenére is végezni tudják munkájukat. EZ a fajta munkavégzés rendkívül megnehezíti a kollégák dolgát. A legnagyobb nehézség a technikai feltételek megfelelő szintű biztosítása volt, melyet informatikusunk komoly helytállásának köszönhetően javarészt meg tudtunk oldani a tavaszi időszakban, azzal, hogy amennyiben tartósan berendezkedünk az ilyen típusú munkavégzésre, úgy informatikai eszközparkunkat jelentősen felül kell vizsgálni, valamint a biztonsági követelményeket hathatósan érvényesítenünk kell. A távmunkavégzések ellenére is folyamatos volt a munkavégzés valamennyi területen, egy-egy munkaterület kiemelt helytállásával, melyekre a későbbiekben térek ki.

A veszélyhelyzet 2020. júniusi megszüntetését követően főleg a beruházásaink tekintetében kellett felgyorsítanunk a folyamatainkat, hiszen számos határidőnk az év végi teljesítéseket írta elő nekünk.

A humánjárvány tendenciáinak figyelemmel kísérése nyomán a hivatalra vonatkozóan, a kormányzati intézkedésekkel összhangban külön pandémiás utasítás kiadására került sor, melyet folyamatosan felülvizsgáltunk, és amely a kollégák egészégvédelmét tűzte ki célul. Az utasítás alapján a COVID-19 megbetegedés tüneteit mutató kolléga tesztelésében való anyagi szerepvállalás mellett, állapotától függő táppénzes, távmunkás rendszerben dolgozik, mindaddig míg negatív PCR teszt eredmény birtokában vissza nem állhat a hivatali munkába. Az őszi komolyabb megbetegedési hullámmal, a kollégáknál is jelentkeztek, hol a kontaktkutatások eredményeképp elrendelt otthoni „karanténok”, hol sajnálatosan megbetegedési tünetek, így a nyárra megszüntetett távmunkavégzés újra elrendelésre került váltásos rendszerben, melyet a járványhelyzet rendeződéséig fent is kívánunk tartani, minden nehézsége ellenére. Az eddigiekben sikerült elkerülnünk, hogy a hivatal fertőzési gócponttá váljon, reméljük, hogy az esetlegesen megbetegedő kollégák könnyedén átvészelik a betegséget, igyekszünk minden segítséget megadni ehhez.

 

A továbbiakban az egyes csoportok éves munkájának jellemzőire térek ki.

 

Szervezési Iroda

 

A hivatal szervezési csoportja felel különösen az általános ügyfélforgalom bonyolításáért, a polgármesteri, jegyzői titkársági munkák ellátásáért, a beérkező iratok érkeztetéséért, iktatásáért, irattározásáért, kimenő iratok postázásáért, valamint a képviselő-testületi, bizottsági munka szervezéséért.

 

Az ügyfélforgalom az idei évben nehezen mérhető, hiszen a járványmegelőző intézkedések keretében kértük az ügyfeleket, hogy elsősorban írásban, illetve telefonos úton vegyék fel velünk a kapcsolatot, illetve amennyiben feltétlenül személyes ügyfélkapcsolat szükséges, úgy azt előzetes telefonos bejelentkezéssel, a járványvédelmi előírások betartásával tegyék meg. A nyári időszakban hetente személyes megkeresés 25-30 fő, amelyből az ügyfélszolgálati munkatárs által kezelt ügyek száma nagyságrendileg 12-15 fő, míg a többi az ügyintézőhöz történő becsatornázás. Ugyanez a telefonos megkeresések esetében 35-45 hívás hetente. A nyári időszak általában a „csendesebb” az ügyfélforgalom tekintetében.

 

A polgármesteri, jegyzői titkársági feladatok keretében az egyeztetések, ülések szervezések, találkozók lebeszélése, az ezekhez kapcsolódó anyag-összeállítások tartoznak. Jelen beszámoló készítésének időpontjáig a képviselő-testületi, bizottsági ülések szervezése körében az alábbi számok figyelhetők meg.

 

Képviselő-testület ülései 2020. január 1. – 2020. március 11. között
Ülések összesen	6
soros	1
ebből zárt	0
soron kívüli	3
közmeghallgatás	1
ünnepi	0
rendkívüli	1
Döntések összesen (rendeletek és határozatok)	56 db határozat és 4 db rendelet

 

Képviselő-testületi ülések napirendi pontjai 2020. március 11-ig
Összesen	37
Legtöbb egy ülésen	18
Legkevesebb egy ülésen	3
Átlagosan ülésenként	6

 

 

 

 

 

 

 

 

A veszélyhelyzet idején a jogszabályi rendelkezések alapján 2020. március 11. – 2020. június 18. (a veszélyhelyzet megszűnésének napja) között a polgármester 68 db határozatot és 12 db rendeletet hozott, melyeket előzetesen rendszerint a Képviselő-testület és a Bizottságok tagjai is véleményeztek.

 

 

Képviselő-testület ülései 2020. június 19. – 2020. november 3. között
Ülések összesen	11
soros	3
ebből zárt	2
soron kívüli	4
rendkívüli	2
Döntések összesen (rendeletek és határozatok)	146 db határozat és 10 db rendelet

 

Képviselő-testületi ülések napirendi pontjai 2020. június 19. – 2020. november 3. között
Összesen	73
Legtöbb egy ülésen	20
Legkevesebb egy ülésen	1
Átlagosan ülésenként	7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A fenti jogszabályi felhatalmazás alapján 2020. november 4. – 2020. december 14. között a polgármester 63 db határozatot és 8 db rendeletet hozott, melyeket előzetesen a Képviselő-testület és a Bizottságok is véleményeztek.

A 2020. évben összesen 333 db határozat és 34 db rendelet született.

 

Fontos kiemelni, hogy a veszélyhelyzeti időszakban a döntések előkészítésének eljárásrendje, nem az eddigiekben bevett gyakorlat szerint zajlott, sőt jogszabályok által nem teljeskörűen lefedett irányokat kellett követnünk, melyeket olykor egymásnak ellentmondó állásfoglalások nehezítettek tovább.

A veszélyhelyzetre jellemző gyors, és szükségszerű döntéshozás, és végrehajtás nagyban megnehezítette a szervezeti egységnél tevékenykedők munkáját, hogy minden precízen, és naprakészen, visszaellenőrizhetően és visszakövethetően elérhető legyen valamennyi végrehajtó számára.

 

A szervezeti egység jelentős részt vállalt az igazgatási osztály kollégáival (valamint a Martongazda Nonprofit Kft. kollégáival) közösen a szelektív hulladékgyűjtő edények kiosztásában, mely jelentős szervezési, koordinációs feladatokat igényelt az őszi hónapokban.

A postázási tevékenységek napi jellemző mennyiségében a kampányszerű adóigazgatási tárgyú levelek kézbesítése, valamint a beruházásokhoz, a hulladékgyűjtő edény kihordásokhoz kapcsolódó tájékoztatások szétosztása növelte a terhelést.

 

A szervezeti egységnél jelentkeznek a nemzetközi kapcsolatokkal, a civil szervezetekkel, valamint a helyi rendezvényekkel kapcsolatos feladatok is. E témakörök az idén háttérbe szorultak a járványhelyzet miatt, így a feladatok e területen más jelleggel jelentkeztek, mint a korábbiakban, a bevett rutin nem érvényesült.

 

Humánszolgáltatási és Műszaki Iroda

 

2020.02.28-ával megszűnt a jegyzői hatáskörbe tartozó építésügyi igazgatási feladatok ellátása. A folyamatban lévő ügyek a Kormányhivatal felé kerültek átadásra, melyben a korábban építéshatósági ügyintézőként dolgozó 2 kolléga és a humán igazgató vett részt aktívan, és teljesítette sikeresen, határidőre az átadás-átvétel követelményeit.

2020.07.01. napi hatállyal átalakult a Hivatal szervezeti felépítése is, melynek révén a korábbi Humán igazgatóság (és azon belül az Igazgatási és Műszaki irodák) helyett egy, összevont Humánszolgáltatási és Műszaki Iroda alakult.

A kihívást az jelentette, hogy az ehhez kapcsolódó munkakör átalakítások a valóságban nem mehettek végig, a feladatkörök átadására nem volt mód az ügyintézők között a járványhelyzet miatt kialakított, szükségszerű munkarendben.  Ennek hatásaként a munkavállalók terhelése nem minden esetben volt kiegyensúlyozott, bár az egyes feladatok leosztásánál erre a vezetők törekedtek.

 

Az iroda rendkívül szerteágazó tevékenységeket lát el, ezekből kiemelésre érdemesek a hagyatéki, anyakönyvi, címnyilvántartási, ebrendészeti, egyéb állatartási, hirdetményezési, ipar-kereskedelmi, közterület-felügyelethez, mezőőrhöz, hulladékgazdálkodáshoz, víz- és szennyvízkezeléshez kapcsolódó feladatok, de ide tartoznak az egészségügyi, köznevelési, szociális és társulási ügyek is. E szervezeti egység tart kapcsolatot az önkormányzati óvodával (szükség szerint a településen található egyházi fenntartású óvodával), a társulási fenntartású szociális intézménnyel, valamint számos kérdéskör tekintetében az önkormányzati tulajdonú cégekkel.

 

A szervezeti egység az aljegyző vezetése mellett valamennyi ügycsoport tekintetében jelentős kampánymunkák elvégzésébe fogott bele az idei évben, melyeket sokszor jelentős mértékben megakasztottak a járványhelyzeti korlátozó intézkedések. Erre tekintettel itt is változtak a prioritások a munkavégzésben, az eddigi rutinfeladatok átrendeződtek. Az idei évben kiemelt teljesítményt nyújtottak a kollégák a helyi járványügyi intézkedések betartatásában, nyomon követésében, megalkotásának előkészítésében. Ezen túl fontos szerepük volt a figyelemfelhívó munkákban, valamint a köznevelési és szociális intézményt érintő feladatok koordinációjában. Ugyanígy fokozott figyelmet igényeltek az egészségügyi területen munkát végzők mind a járvány, mind az év elején megvalósult költözés miatt, melynek adminisztratív teendői hosszan elnyúltak az évben. A társulási munka tekintetében ugyanaz volt jellemző, mint a képviselő-testület munkája tekintetében, a társulás elnöke hozott döntéseket, az előre leegyeztetett ügyekben, amelyek sokszor a pandémiával, de volt, hogy az év közben felmerülő, a társulás egyik települését sújtó természeti csapással voltak összefüggésben, ahol további segítséget igyekeztünk biztosítani szomszédunknak.

 

Kiemelt figyelmet fordítottunk az idei évben a KCR rendszer, azaz a címkezelő rendszer felülvizsgálatára, a korábbi döntésnek megfelelő címátvezetések végrehajtására, ez a munka tovább folytatódik a következő évben is, ugyanis a rendszer sajátosságaiból adódóan számos munkaórát igényel a feladat.

Emellett az ebrendészeti ügyeink kezelése tekintetében is szemléletváltást igyekszünk végrehajtani, és a megkezdett ebösszeírást követő ellenőrzésekkel kívánjuk a felelős állattartást szorgalmazni a településen, ugyanis számos panasz, bejelentés érkezik hozzánk a kóborló vagy éppen nem megfelelő, rossz körülmények között tartott állatokkal kapcsolatban. Felülvizsgálat alatt van e tekintetben a gyepmesteri tevékenység végzésére irányuló szolgáltatási szerződésünk is.

A hulladékgazdálkodás terén a begyűjtést végző vállalkozóval folyamatos a kapcsolattartás az elszállításokkal kapcsolatos ügyintézésben, valamint a már említett kampánymunkában is jelentős segítséget nyújtottunk részükre. E területen ezen kívül az országosan működő Hulladékradar rendszerben jelzett lakossági bejelentések, valamint a kollégáink bejárásai nyomán felfedezett, közterületen, magánterületeken, utak mellett elhelyezett hulladékhalmok felszámolásában is folyamatosan értünk el kisebb-nagyobb eredményeket az év során. Valamennyi ilyen, eddig képződött hulladékhalom elszállításának költsége jelentős, mint ahogy az az év során beadott pályázatunk számainál is látszik, ezért tárgyaltunk több szolgáltatóval is kérdésről, valamint a magánterületek tulajdonosait felszólítottuk a területük rendbe tételére.

Az idei éven néhány alkalommal közterületen, út mellett elhagyott jármű elszállításáról is gondoskodnunk kellett, illetve kell, amelyre éppen tárgyalásokat folytatunk egy szolgáltatóval.

Az anyakönyvi, hagyatéki ügyek napi leterhelést jelentenek az érintett kollégáknak, ahogy ez az ügyirat statisztikából is látszik. Az anyakönyvi munkavégzés az év szeptemberétől nehezíti, hogy az eddig házasságkötő helyszínként szolgáló Geróts-terem iskolai funkciókat szolgál, várhatóan a 2020/2021-es tanév végéig, így jelenleg a Brunszvik-Beethoven Központ kiállítótermében kell megrendezni a szertartásokat, amely jelentős munkaidőtöbbletet eredményez.

A szociális területen meghatározó volt a járványhelyzet miatti speciális intézkedések (készétel szolgáltatás biztosítása a karantén idején, ételcsomagok igénylésének lehetősége, stb.) kezelése, az újfajta élethelyzetekre (visszatérítendő támogatás nyújtása) reagálás, amellett, hogy a rendszeres feladatellátás sem állt le.

 

Pénzügyi iroda

 

A pénzügyi iroda teljesítménye kiegyensúlyozott volt az idei évben. Az állandó, napi szintű feladatok mellett határidőben elkészültek a beszámolók, bevallások, az önkormányzati költségvetés dokumentumai. A költségvetés módosítása az idei évben több alkalommal jelentős munkát jelentett a kollégáknak, egyrészről növelte az alkalmak számát a veszélyhelyzet miatti tartalékképzés, valamint a beruházásaink, projektjeink alakulása. Az iroda kezeli az intézmények valamint a társulás költségvetését is, valamint az önkormányzati cég részére átadandó pénzeket is. Az év közben a tartalékok kezelése, naprakészségének megteremtése mellett kiemelt munka volt a Brunszvik-Beethoven Kulturális Központ és Könyvtár intézményünk megszüntetése és a feladatok önkormányzati cégbe szervezéséhez kapcsolódó pénzügyi zárási feladatok kezelése. A beruházások, projektek pénzügyi kezelése keretében előkészítették a kollégák az egyes támogatási forrásokból megvalósuló már befejezett projektek pénzügyi zárását, a műszaki, szakmai zárás elkészülését követően meg tudjuk kezdeni jóval a határidő előtt az elszámolásokat.

 

Adóiroda

 

Az adóiroda szervezetileg a Gazdasági osztályhoz tartozik, munkáját ezen kívül az aljegyző segíti igazgatási oldalról. Az adóiroda feladatai az év során jelentősen megnehezültek, melyet okoztak részben az év eleji személyi változások, jelentős részben pedig a járványhelyzet. Ezen a területen ez több irányba is kihatott a munkavégzésre, egyfelől az adóelvonások miatt, a tervezett bevételi számok teljesítése kiemelt erőfeszítést igényelt, másfelől a járvány miatt bevezetett szabályok hatásainak felmérése, és ezek alkalmazása többletmunkát adott, valamint az adófizetési hajlandóság, lehetőség várt csökkenése mellett is a befizetések melletti ösztönzés is kihívást jelentett. A korábbi évek tapasztalatával dolgozó kolléganő emellett két új kolléga betanítását is meg kellett oldja az év során. Mindezek mellett az éves adózási beszámolót a melléklet tartalmazza.

 

Városmenedzsment csoport

 

A városmenedzsment szervezeti egység foglalkozik valamennyi önkormányzati beruházás hatósági, pályázati, beszerzési, közbeszerzési, kivitelezés koordinációs, elszámolási feladataival, ezen kívül a helyi építési szabályzattal, a településképi véleményezéssel kapcsolatos valamennyi ügyet itt kezelik a kollégák. Az idei év kezdetekor úgy látszott, hogy számos önkormányzat által kapott támogatás felhasználásának végéhez érkeztünk, azonban az idei év sajátos alakulása miatt némi időt még nyertünk a befejezésekre. A szervezeti egység munkáját jellemzi az állandó koordináció, egyeztetés mind a hivatal más szervezeti egységei, mind az intézmények, gazdasági társaságok, mind az egyéb hatóságok, támogatók, mind a tervezők, kivitelezők, egyéb szolgáltatásnyújtók irányába. A folyamatok kézben tartása érdekében az év során a hivatali szervezetben is vezetői kinevezés történt a szervezeti egység élére, a folyamatos alpolgármesteri irányítás mellett. Az év során a beruházások üzemeltetési, fenntartási szempontú figyelemmel kísérése is szerepet játszott. Az idei év kiemelt feladatai, melyek napi szintű munkát jelentettek mind pályázati, mind jogi, mind műszaki szakterületen:

• Egészségház záró munkálatai;
• helyi építési szabályzat;
• külterület utak építése, belterületi utak felújítása;
• helyi piac építése, térkövezés;
• szolgáltatóház építése;
• Brunszvik-Dreher sétány építése;
• parkerdő tisztítás, murvás parkoló építése;
• városüzemeltetési telephely előkészítési munkái;
• családi bölcsőde előkészítési munkálatai.

Mindezek mellett az egyéb feladatok elvégzése (telekalakítások, településképi vélemények, építéshatósági munkához kapcsolódó feladatok, korábbi, illetve egyéb nem építési tevékenységre irányuló pályázatokhoz kapcsolódó feladatok, stb.) jelentős terhelést adtak a kollégáknak. A járványhelyzet az e területen végzett munkákat is olykor megakasztotta, hol egy-egy kolléga időleges kiesése, hol az egyes közreműködők munkavégzési leállása miatt.

 

KIEMELT ÜGYEK A 2020-AS ÉVBEN

 

Az eddigiekben ismertetett feladatok mellett az idei év további jelentős hivatali feladatellátást jelentő, és komoly odafigyelést igénylő feladatai között az alábbiakat érdemes kiemelni.

 

A Brunszvik-Beethoven Kulturális Központ és Könyvtár intézmény megszüntetése és feladatainak az önkormányzati cégbe szervezése jelentős szervezési és adminisztratív munkát jelentett a járványhelyzet közepette, és a képviselő-testület által a tavalyi év végén elhatározott átszervezés végrehajtása meg tudott történni év közepén.

 

Az átszervezések folyamatában az évek óta tárgyalt önkormányzati cégek összevonásának előkészítése és a döntést követő végrehajtása is az idei év feladatai közé tartozott, e körben az összevont cég leendő vezetőjének folyamatos segítését is ellátják a hivatali kollégák év végéig. Ebben a körben a szerződés-előkészítésekben, a szabályzatok összeállításában, az átszervezéshez kapcsolódó határidős feladatok végrehajtásában támogatjuk a cégeket.

 

A járványhelyzetből fakadó egyes intézkedések kezdeményezése, a döntések végrehajtása, valamint a koordináció is jelentős feladat, mely sajnos áthúzódik a jövő évre is, bizonytalan végdátummal, így érdemes a további intézkedések meghozásán elgondolkozni. Ezek az intézkedések a humán-erőforrás gazdálkodás területét, az önkormányzati költségvetést érintő megfontolásokat, az informatikai, és védekezési eszközök biztosítását kell, hogy átfogóan értékeljék. A lakossági szolgáltatások területén is érdemes végiggondolni további segítségnyújtási lehetőségeket is a speciális helyzetekre (pl. intézménybezárások, munkahelyvesztés).

 

Mindezek mellett az Állami Számvevőszék az idei évben átfogó ellenőrzést indított az önkormányzatok és a hivatalok helyi integritásának ellenőrzésére, melye szabályzat ellenőrzés formájában hajtottak végre. Az év elején felülvizsgáltuk a vizsgálat alá vont szabályzatainkat, utasításainkat, melyekkel kapcsolatosan a hivatalra vonatkozóan két, csekély jelentőségű észrevételt tett az Állami Számvevőszék vizsgálatot lezáró levelében.

 

ÖSSZEGZÉS

 

A 2020-as év számos nehezítést tartalmazott a kollégák, a hivatal számára. Az idei éves tevékenységekből leszűrhető tanulságképpen, hogy a hivatal munkavégzési folyamatainak, munkaköri feladatoknak, az ellenőrzési (mind belső, mind külső) rendszereknek felülvizsgálatára jelentős hangsúlyt kell fektetni a jövő év elején, emellett a járvány alakulásának függvényében az emberi erőforrás helyzetet is rendezni kell, ami egyfelől kell, hogy jelentsen egyfajta hatékonyságnövelést, másfelől pedig a juttatási, motivációs rendszer felülvizsgálatát, a mai igényekhez igazítását, valamennyi szabályozó szem előtt tartásával. Mindezek végrehajtásához legelőször a stratégiai irányok meghatározása szükséges, egy átfogó jövőkép, vízió keretében.

 

Martonvásár, 2020. december 8.

 

                                                                                              Dr. Szabó-Schmidt Katalin

                                                                                                          jegyző