Martonvásár Város Önkormányzat
Képviselő-testületének
61/2010. (IV. 22.) határozata
1.) Martonvásár Város Önkormányzat Képviselő-testülete megismerte és megtárgyalta Martonvásár Város Önkormányzata gazdálkodási rendszerének 2009. évi ellenőrzéséről szóló számvevői jelentést.
2.) A Képviselő-testület felkéri a polgármestert, hogy az Ötv. 91. §. (7) bekezdésben foglaltaknak megfelelően terjessze jóváhagyásra a képviselő-testület elé az önkormányzat gazdasági program tervezetét.
3.) A Képviselő-testület INTÉZKEDÉSI TERV-et fogad el jelen határozat 1. számú mellékleteként a számvevői jelentésben feltárt hibák és hiányosságok megszüntetése érdekében.
A határozat végrehajtásáért felelős: a polgármester és a jegyző
A határozat végrehajtásának határideje: folyamatos
Melléklet a 61/2010. (IV. 22.) határozathoz
INTÉZKEDÉSI TERV
az Állami Számvevőszék 2009. évi ellenőrzéséről készült jelentés
megállapításainak végrehajtására
Megállapítások (jegyző részére javasolt megállapítások sorrendjében):
1. gondoskodjon az Áht. 69. § (1) bekezdése és az Ámr.2 36. § (1) bekezdés d), h) és l) pontjaiban előírtak betartása érdekében arról, hogy az Önkormányzat éves költségvetési rendelettervezete tartalmazza az európai uniós támogatással megvalósuló fejlesztések bevételi és kiadási előirányzatait, valamint a felhalmozási kiadásokat feladatonként, továbbá a többéves kihatással járó feladatok között és elkülönítetten az európai uniós forrásból megvalósuló programok bevételi, kiadási előirányzatait;
Realizálás:
· Az aktuális költségvetési rendelet előkészítésekor, illetve a koncepcióban, az előre ismert, folyamatban lévő EU-s, illetve sajátfinanszírozású felhalmozások előirányzatait külön mellékletben, feladatonként és célonként mutatjuk ki (ahogy az már a 2010. évi költségvetésben is szerepel), továbbá a 2010. évi költségvetési rendeletbe az évközben szerződött EU-s finanszírozású beruházásokat pótlólag, a júniusi módosításkor beillesztjük.
Felelős: Pénzügyi Osztályvezető
Szervezési Osztályvezető
Határidő: 2010.06.30
2. gondoskodjon arról, hogy az Áht. 15/B. § (1) bekezdésének előírása szerint az Önkormányzat intézményei által az Önkormányzat pénzeszközei felhasználásával, a vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő a nettó ötmillió Ft-ot elérő vagy azt meghaladó összegű szolgáltatás megrendelésre vonatkozó szerződések megnevezésének, tárgyának, a szerződést kötő felek nevének, a szerződés értékének, határozott időre kötött szerződések esetében annak időtartamának, illetve a szerződések adatai változásának közzétételéről;
Realizálás:
· Visszamenőleg 2005-ig, minden értékhatárt elérő megállapodás fenti részleteit az önkormányzat honlapján megjelenítjük.
Felelős: Szervezési Osztályvezető
Pénzügyi Osztályvezető
Határidő: 2010.06.30
3. intézkedjen az Ámr2. 233. § (1) bekezdésében és a 22. számú mellékletének 2. pontjában előírtak alapján az Önkormányzat honlapján történő közzététel során a Vhr. 11. § (1) bekezdésének d) pontja és 40. § (1) bekezdése alapján az éves költségvetési beszámolók részét képező szöveges indokolás közzétételéről, amely a Vhr. 40. § (4), valamint a (9) és (11) bekezdéseiben előírtak figyelembevételével tartalmazza a kötelezettségállomány alakulását befolyásoló tényezőket, a könyvviteli mérlegben kimutatott részesedéseket és utalást arra vonatkozóan, hogy az Önkormányzat könyvvizsgálatra kötelezett;
Realizálás:
· A zárszámadás fenti részleteit, valamint az utalásokat az önkormányzat honlapján megjelenítjük, elsőként a 2009. évi vonatkozásában.
Felelős: Szervezési Osztályvezető
Határidő: 2010.06.30
4. a költségvetés tervezési és zárszámadás-készítési folyamatok szabályozottságának javítása érdekében
a) határozza meg az Áht. 121. § (1) és (3) bekezdései és az Ámr2. 155. § (1)-(2) bekezdései valamint a 156. § (2) bekezdése figyelembevételével az intézmények részére a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatos követelményeket;
b) szabályozza az Ámr2. 155. § (1)-(2) bekezdései és a 156. § (2) bekezdése figyelembevételével annak ellenőrzését, hogy a Polgármesteri hivatal és az intézmények költségvetési javaslataikat az Ámr. 28-30. §-ai előírásainak megfelelően dolgozták-e ki, a javasolt előirányzataik megalapozottak-e, az ismert kötelezettségeket megtervezték-e, a költségvetési tervezéshez készített intézményi mutatószám felmérés adatai megalapozottak-e, a benyújtott költségvetési igények indokoltak-e, teljesíthetők-e és a saját bevételek előirányzatai összhangban vannak-e a helyi rendeletekkel, gondoskodjon továbbá e kontroll feladatok elvégzéséről;
c) írja elő az Ámr2. 155. § (1)-(2), valamint a 156. § (2) bekezdés alapján az intézményi számszaki beszámolók belső valamint a Képviselő-testület által meghatározott adatszolgáltatással való összhangjának, az intézmények által az állami támogatásokkal, hozzájárulásokkal történő elszámoláshoz közölt mutatószámok adatai megbízhatóságának ellenőrzését és gondoskodjon ezen ellenőrzések elvégzéséről;
d) gondoskodjon az Ámr2. 155. § és a 156. § (21) bekezdés előírásait figyelembe véve, továbbá a 224. § (2) bekezdés a) pontja alapján az intézményi előirányzat túlteljesítés, illetve elmaradás indokainak értékeléséről;
Realizálás:
· A belső kontrollrendszerek kialakítása és működtetése terén minden intézményt és a hivatalt érintően, az ÁROP keretében szervezett új szabályozás kerül kialakításra, az erről szóló szerződés aláírásra került. Az első 7 új szabályzat 2010. május elején készül el, a teljes szabályzati háttér szeptember hónapban áll rendelkezésre. Az új szabályozást minden érintett munkatárs részére betanítunk, majd – tervezetten - szeptemberben vizsgáztatás útján számon kérünk.
Felelős: Jegyző
Határidő: 2010.09.31
5. a gazdálkodási, a pénzügyi-számviteli és a folyamatba épített ellenőrzési feladatok szabályszerű feltételeinek végrehajtása érdekében
· gondoskodjon az Áht. 100/B. § (1) és (4) bekezdéseiben foglaltak betartása érdekében annak ellenőrzéséről, hogy a gépek, berendezések és felszerelések vásárlására kötelezettségvállalás és utalványozás a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig történjen;
· készítsen előterjesztést, hogy az SzMSz3-ban az Ámr2. 20. § (2) bekezdés e) pontjában előírtak alapján rögzítsék a gazdasági szervezet felépítését, működésének rendjét, a szervezeti egységek megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjét;
· intézkedjen az Ámr2. 72. § (11) bekezdésében előírtak szerint gazdasági eseményenként 100 ezer Ft-ot el nem érő kifizetések, továbbá a pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó kiadások esetében a kötelezettségvállalások rendjének belső szabályzatban való meghatározására;
· gondoskodjon az Ámr2. 20. § (3) bekezdés a) pontjában és a 76. § (2)-(3) bekezdésében előírtak figyelembevételével a szakmai teljesítés igazolás módjának belső szabályzatban történő meghatározásáról és az Ámr2. 77. § (4) bekezdésében foglaltak alapján a szakmai teljesítésigazolást végző személyek kijelöléséről;
· készítse el a Vhr. 49. § (1) bekezdése, valamint a Számv. tv. 161. § (2) bekezdés a)-d) pontjaiban foglalt előírások alapján a Polgármesteri hivatal számlarendjét;
· szabályozza a számviteli politikában a Vhr. 8. § (5) bekezdés b) pontjában foglaltak alapján a kis értékű tárgyi eszközök, vagyoni értékű jogok, szellemi termékek minősítésénél figyelembe veendő szempontokat;
· készítse el a Vhr. 8. § (4) bekezdés c) pontjában, illetve a (16) bekezdésben valamint az Ámr2. 81. § (6)-(8) bekezdéseiben előírtak alapján az önköltség-számítás rendjére vonatkozó szabályozást;
· határozza meg a leltározási és leltárkészítési szabályzatban a Vhr. 37. § (5) bekezdésében előírtak alapján a leltár és a könyvviteli adatok egyeztetésének módját;
· gondoskodjon arról, hogy a pénzkezelési szabályzatban – a Számv. tv. 14. § (8) bekezdésében előírtak alapján – kerüljön meghatározásra a házipénztáron kívüli pénzkezelés rendje és elszámolási szabályai;
· gondoskodjon az Ámr2. 75. § (1) bekezdésében előírtak szerint, a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartás vezetésről;
· határozza meg az ellenőrzési nyomvonalban az Ámr2. 156. § (2) bekezdésében hivatkozott a Pénzügyminisztérium „Útmutató az ellenőrzési nyomvonal kialakításához” módszertani útmutatója alapján azt, hogy a tevékenységeket/feladatokat részletesen mely szabályzatok tartalmazzák, határozza meg az ellenőrzési pontokat, az egyes tevékenység/feladat elvégzését igazoló dokumentum megnevezését valamint fellelhetési helyét a rendszerben;
· egészítse ki a kockázatkezelés és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az Ámr2. 157. § és a 161. §, valamint a Pénzügyminisztérium „Útmutató a kockázatkezelés kialakításához” című módszertani útmutató alapján, hogy az tartalmazza a kockázatok értékelését és kategóriába sorolását, az elfogadható kockázati szintet, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelésére vonatkozó útmutatást, továbbá írja elő a kockázatok nyilvántartását, a kockázatokra adható válaszintézkedések folyamatát, a kockázati környezet rendszeres felülvizsgálatát
6. az operatív gazdálkodás során a működésbeli hibák megelőzése, feltárása, illetve kijavítása érdekében:
· gondoskodjon az Ámr2. 76. § (1) és (3) bekezdéseiben előírtak alapján – a kiadások teljesítésének elrendelése előtt – arról, hogy a kijelölt személyek belső szabályzatban előírt módon okmányok alapján ellenőrizzék, szakmailag igazolják a kifizetések jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését;
· gondoskodjon a folyamatba épített ellenőrzési feladatok elvégzésével, hogy az Ámr2. 79. § (1) bekezdésében foglaltak szerint jogosultsággal rendelkező vagy felhatalmazott utalvány ellenjegyzők tegyenek eleget az Ámr2. 79. § (2) bekezdésében előírt ellenőrzési kötelezettségüknek, győződjenek meg a szakmai teljesítésigazolás Ámr2. 76. § (1) és (3) bekezdéseiben foglaltak alapján történő elvégzéséről, az érvényesítés Ámr2. 77. § (1) és (3) bekezdéseiben foglaltak szerinti megtörténtéről valamint a kötelezettségvállalások Ámr2. 74. § (1) bekezdésében foglaltak szerinti írásba foglalásáról, a kötelezettségvállalási nyilvántartás Ámr2. 75. § (1) bekezdése szerinti vezetéséről, az államháztartáson kívülre teljesített működési és felhalmozási célú pénzeszközátadásoknál a jogosult általi kötelezettségvállalás és annak ellenjegyzésének megtörténtéről;
· gondoskodjon arról, hogy a külső szolgáltatók által végzett karbantartási, kisjavítás munkákhoz vásárolt anyagok esetében a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot a Vhr. 9. számú melléklet 9. c. pontjában foglaltak szerint, a gazdasági esemény tartalmának megfelelően jelöljék ki;
Realizálás:
· 2009. szeptemberétől szabályoztuk a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés és teljesítés igazolások rendjét, illetve októbertől az önkormányzat gazdasági szervezetének minden területét és dolgozóját érintő, részletes ügyrendje is hatályba lépett, melyet az ÁSZ munkatársainak átadtunk. E mellett minden intézményt és a hivatalt érintően, az ÁROP keretében szervezett és finanszírozott új, 17 gazdálkodási, pénzügyi funkciót érintő szabályozás kerül kialakításra, melyet minden érintett munkatárs részére betanítunk, és amit szeptemberben vizsgáztatás útján számon kérünk.
Felelős: Jegyző
Pénzügyi Osztályvezető
Határidő: 2010.09.31
7. a belső ellenőrzés szabályszerű kereteinek kialakítása érdekében:
· kezdeményezze, hogy a Képviselő-testület az SzMSz2,3-ben határozza meg a belső ellenőrzést végző egység (személy) jogállását és feladatait, figyelemmel a Ber. 4. § (2) bekezdésében foglaltakra;
· kezdeményezze, hogy a Többcélú kistérségi társulással kötött megállapodásban határozzák meg a Ber. 4/A. § (2) bekezdésében előírtak alapján a belső ellenőrzési vezetői feladatok ellátásának módját;
· gondoskodjon arról, hogy a foglalkoztatott belső ellenőrök számát a Ber. 4. § (6) bekezdésében előírtaknak megfelelően kapacitás-felmérés alapján állapítsák meg;
· készíttesse el a belső ellenőrzések tervezésének megalapozását biztosító, kockázatelemzésen alapuló stratégiai tervet és éves ellenőrzési tervet a Ber. 18. §-ában foglaltaknak megfelelően;
· gondoskodjon arról, hogy valamennyi ellenőrzés a Ber. 23. § (1) bekezdésében előírtak alapján ellenőrzési program alapján kerüljön lefolytatásra, a program tartalma feleljen meg a Ber. 23. § (4) bekezdésben foglalt előírásoknak;
· gondoskodjon a Ber. 32. § (1) bekezdésében előírtak megvalósítása érdekében a belső ellenőrzések nyilvántartásának vezetéséről;
· gondoskodjon arról, hogy az elvégzett ellenőrzésekről minden esetben készüljön ellenőrzési jelentés, amelynek tartalma feleljen meg a Ber. 27. § (1)-(6) bekezdéseiben foglalt előírásoknak;
· gondoskodjon a belső ellenőrzési jelentésekben tett javaslatok alapján a Ber. 29. § (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével intézkedési terv elkészíttetéséről, valamint a feltárt hiányosságok megszüntetésének a Ber. 8. § f) pontja szerinti nyomon követéséről;
· gondoskodjon a Polgármesteri hivatal belső ellenőrzéséről az Áht. 121/A. § (3) bekezdés és az Ötv. 92. § (5) bekezdésben előírtak szerint;
· teljesítse az Ámr2. 217. § c) pontjában foglaltak alapján előírt, a belső kontrollok működésének értékelését tartalmazó nyilatkozattételi kötelezettségét;
Realizálás:
· A belső ellenőrzést 2010. április 1-jétől új alapokra helyeztük. A kistérség finanszírozásával az ÁSZ által javasolt ellenőrzési szervezetet bíztunk meg a 2010. évi ellenőrzési program végrehajtásával, melynek teljesítése megkezdődött.
E mellett a kistérségi munkaszervezet vezetőjétől (2010.04.15-én) soron kívül megkértük a belső ellenőrzési kézikönyvet is, amelynek a fentiekben felsoroltakat részletesen kell szabályoznia, amelyet, elkészültét követően alkalmazni fogunk.
Az ellenőrzés újjászervezett, szabályszerű működéséről a szeptemberi ülésen számolunk be.
Felelős: Jegyző
Határidő: 2010.09.31
8. tájékoztassa – évente végzett számítások alapján – a Képviselő-testületet az Önkormányzat eladósodására figyelemmel arról, hogy a hosszú lejáratú, adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásokból adódó tőke és kamatfizetési kötelezettségét az Önkormányzat milyen feltételek biztosítása mellett tudja teljesíteni;
Realizálás:
· A feladat megoldása kapcsán jelenleg pályázati konstrukció alkalmazásával, saját vállalkozás alapításával készülünk a Képviselő-testület döntése szerint (az erre vonatkozó társasági alapító okirat tervezetét a Pénzügyi- és Településfejlesztési bizottság már tárgyalta).
Felelős: Polgármester
Jegyző
Határidő: 2010.12.31
9. írja elő az európai uniós forrásokat érintően a pályázatfigyelést végző és a döntési, illetve döntés előterjesztési jogkörrel rendelkezők közötti információszolgáltatási kötelezettséget, valamint szabályozza a pályázatfigyelés, a pályázatkészítés és a fejlesztési feladat lebonyolításának eljárási rendjét;
Realizálás:
· A teljes feladatkör újjászervezést igényel az évről-évre szaporodó pályázati eredmények, valamint a pályázati lehetőségek minél eredményesebb kihasználása miatt. Ez alatt mind a személyi, mind a szabályozási feltételek megteremtését kell érteni, mert jelenleg kapcsolt (sokszor ad hoc módon kialakított) munkakör bővítés meghatározásával, illetve külső szakértő bevonásával tudjuk a feladatokat jelenleg kezelni. Indokolt egy pályázati koordinátor státusz kialakítása a Polgármesteri Hivatal szervezetében.
Felelős: Polgármester
Jegyző
Határidő: 2010.12.31
10. kísérje figyelemmel az e-közigazgatási feladatokat ellátó informatikai rendszer ügyfelek általi igénybevételét, és annak tapasztalatait értékelje;
Realizálás:
A Polgármesteri Hivatal bővítésére szolgáló elnyert pályázat keretében új honlapot hozunk létre, mely már alkalmas lesz az elektronikus ügyintézés technikai hátterének biztosítására, így pld. az ügyfélforgalom, ügyfél elégedettség mérésére is. Önkormányzatunk ugyanakkor jelezte csatlakozási szándékát a 2011. évtől kialakítandó régiós ügyfélbarát szolgáltató központokhoz, melyek alapvető célja a pályázati támogatással megvalósuló e-önkormányzati rendszer fejlesztése. (ASP rendszer)
Felelős: Jegyző
Határidő: 2010.12.31
11. a pénzügyi-számviteli feladatoknál alkalmazott informatikai rendszer szabályozottságának biztosítása és a kialakított belső kontrollok működtetése érdekében:
· határozza meg az informatikai biztonsági szabályzatban a hozzáférési jogosultságok kiosztására és visszavonására vonatkozó előírásokat, írja elő a hozzáférési jogosultságokról nyilvántartás vezetésének kötelezettségét, gondoskodjon továbbá arról, hogy a pénzügyi-számviteli szoftverek külső fejlesztői ne rendelkezzenek hozzáférési jogosultsággal az éles rendszerhez;
· szabályozza a pénzügyi- és számviteli szoftver elemeire vonatkozó változáskezelési eljárásokat, azok ellenőrzését és tesztelését, valamint gondoskodjon annak dokumentált elvégzéséről, biztosítsa az ellenőrzési lista lekérhetőségének lehetőségét az éles rendszerből;
· rögzítse a Polgármesteri hivatal Pénzügyi osztályán pénzügyi-számviteli munkakört betöltő személyek munkaköri leírásaiban a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlásával kapcsolatos feladatokat, jelölje ki az eszközök és források értékeléséért felelős munkaköröket, a selejtezési szabályzatban határozza meg a minősítési jogot gyakorló munkaköröket, és ezen feladatokat az érintett munkavállalók munkaköri leírásaiban is rögzítse;
Realizálás:
· A 2009. október 01-tól hatályos Önkormányzat gazdasági szervezetének ügyrendjében, illetőleg a munkaköri leírásokban a pénzgazdálkodással kapcsolatos feladatok részletesen szabályozásra kerültek. E mellett az ÁROP keretében szervezetten új szabályozás kerül kialakításra, minden érintett munkatárs részére betanítva, melyet szeptemberben vizsgáztatás útján számon kérünk.
Felelős: Jegyző
Határidő: 2010.12.31
12. a belső ellenőrzés megbízható működése érdekében:
· kezdeményezze, hogy a Többcélú kistérségi társulással kötött megállapodást egészítsék ki azzal, hogy a belső ellenőrzési stratégiát megalapozó kockázatelemzés folyamatába a jegyzőt vonják be;
· intézkedjen annak érdekében, hogy a belső ellenőrzési feladatokat megalapozó kockázatelemzés terjedjen ki az európai uniós forrásokból megvalósított feladatok végrehajtására, továbbá a céljelleggel nyújtott támogatások felhasználására.
Realizálás:
· Az ellenőrzési kézikönyvben a kért változtatások szerepeltetését igényeljük a kistérségi munkaszervezettől, míg a megállapodást újra ki kell dolgozni, hiszen a jelenlegi nem alkalmas korrekt feladat meghatározásra az ellenőrzést érintően. Indokoltnak tartom, ezért megfontolásra javaslom a hivatal szervezetében belső ellenőri státusz kialakítását
A határozat végrehajtásáért felelős: a jegyző
A határozat végrehajtásának határideje: 2010. szeptember 31.
