Martonvásár Város Önkormányzata

Képviselő-testületének

309/2019. (XII.17.) határozata

a Martonvásári Polgármesteri Hivatal 2019. évi tevékenységéről szóló beszámoló elfogadásáról

Martonvásár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a Martonvásári Polgármesteri Hivatal 2019. évi tevékenységéről készült beszámolót a határozat melléklete szerint elfogadja.

A határozat végrehajtásáért felelős: polgármester, aljegyző

A határozat végrehajtásának határideje: azonnal 

309/2019. (XII.17.) határozat melléklete:

A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 41. § (2) bekezdése a polgármesteri hivatalt – a polgármester, a bizottságok, részönkormányzat testülete, a jegyző és a társulás mellett - a képviselő-testület szervei között nevesíti.

Az Mötv. 84. § (1) bekezdése kimondja, hogy a helyi önkormányzat képviselő- testülete az önkormányzat működésével, valamint a polgármester, illetőleg a jegyző feladat – és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátásra polgármesteri hivatalt hoz létre, a polgármesteri hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.

Az Mötv. 81. §-a értelmében a – szintén a képviselő-testület szerveként nevesített – jegyző vezeti a polgármesteri hivatalt és ellátja a törvényben felsorolt feladatokat.

A hivatal jogi személyiséggel és önálló költségvetéssel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv.

A Martonvásári Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: hivatal) – bár az önkormányzati hatósági feladatkörök száma csökkenést mutat - rendkívül komplex, szerteágazó munkát végez.

Önkormányzati, egyes társulási és államigazgatási, ezen belül a járásszékhely települési jegyzői (építéshatósági, ipari igazgatási, anyakönyvi) ügyeket készít elő döntésre, közreműködik azok végrehajtásában.

Ezen túl a feladatok ellátása érdekében szervező, koordinációs tevékenységet fejt ki a járási önkormányzatok, önkormányzati fenntartású intézmények, helyi önszerveződő közösségek irányában, segíti azok tevékenységét, jogértelmezését.

Működését a központi és helyi jogszabályok, a testületi, bizottsági döntések, a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint egyéb belső utasítások és szabályzatok határozzák meg alapjaiban.

A hivatal tevékenységének részletes, szervezeti egységenkénti ismertetése előtt az azt ellátó személyi állomány, valamint az ügyiratforgalom és statisztikák legjellemzőbb adatai kerülnek bemutatásra, valamint a hivatalt átfogó feladatok, ügyek, problémák ismertetésére kerül sor.

A beszámoló második fele szervezeti egységenként mutatja be a tárgyévben végzett hivatali munkát.

A hivatalban bértömeg gazdálkodás folyik, melynek sajátossága, hogy a bérekre és járulékaira fordítható keretösszeget a Képviselő-testület határozza meg éves költségvetésében, míg a létszámgazdálkodás ezen kereteken belül folyik, alkalmazkodva az éppen aktuális igényekhez (pl. több fiatal, alacsonyabb bérezésű munkavállaló, kevesebb munkavállaló több feladattal, de magasabb bérekkel).

Ugyanakkor a bérek megállapításának korlátait a mára már, önkormányzati szemszögből és sajátosságok alapján kissé elavult és merev, a piaci körülmények változásához nehezebben adaptálható törvényi keretek határozzák meg (a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény). Meglátásom szerint a jövő a teljesítményalapú bérezés és az egyéni kvalitások honorálása felé vezet, melyre a kormánytisztviselők illetményrendszerét tekintve már létezik jó gyakorlat.

A 2019-es évet is a korábban már bevált csapatmunka jellemezte, egyrészt a feladatok összetettsége, az alkalmazottak speciális szaktudásának optimális kiaknázása miatt, másrészt – részben kényszer megoldásként is – a munkaerőpiaci helyzetben előállt változások okán, mikor is egy-egy munkakör betöltése hosszabb időn át okozott, okoz problémát és hiányosságokat. A csapatmunka e téren is jó megoldásnak bizonyult, bár hosszabb távon a hiányzó szakemberek (elsősorban pénzügyi és építéshatósági, műszaki területen) pótlása - egy ilyen, viszonylag kis létszámú szervezet(rendszer), de nagyságrendjét tekintve magas költségvetésű és nagyszabású fejlesztési, szolgáltatási kihívásokat bevállaló és megvalósítani törekvő önkormányzati akarat mellett - nélkülözhetetlen.

A hivatal álláshelyeinek száma 35 (ebből köztisztviselői álláshely 30), melyből jelenleg 3 fő tartósan távol van (jegyző, vezető kontroller, igazgatási ügykezelő, feladataikat belső helyettesítéssel látjuk el), 5,75 álláshely – a részmunkaidőben foglalkoztatottakkal is számolva - pillanatnyilag betöltetlen (pénzügyi-adóigazgatási területen: 2,5 fő - irodavezető, számviteli referens, adóügyi ügyintéző, műszaki-igazgatási területen: 2 fő - építéshatósági ügyintéző, igazgatási ügyintéző, szervezési területen: 1 fő - irattáros, városmenedzsmentnél 0,25 fő), így a hiányzó munkaerő a felvehető állomány 25 %-át teszi ki. (Várhatóan a közeli jövőben tartósan távol lesz még további 2 fő.)

A projektmenedzser, a beruházási referens és a pénzügyi pályázati referens alkalmazásának költségeit a testület a fejlesztési keret terhére határozta meg, feladataik is elsősorban e tevékenységi területhez kötődnek.

A Hivatalnál jelenleg 4 fő ügykezelői státusz van, a jelentősen megnövekedett adminisztratív feladatok ellátása érdekében, az ügyintézők technikai munkájának kiváltására (lakosságszolgálati asszisztens, irattáros, kézbesítő, igazgatási ügykezelő) melyből 2 jelenleg tartósan ellátatlan.

Szervezetileg a Hivatalban van foglalkoztatva 1 fő, Mt. hatálya alá tartozó munkavállaló, mezőőri munkakörben, bár költségvetés szempontjából ez a feladat elkülönülten van nyilvántartva.

A vezetők, köztisztviselők, illetve közszolgálati ügykezelők, fizikai alkalmazottak megoszlása a következő:

A hivatali munkavégzéshez kapcsolódóan, a nyári időszakban, állami támogatás mellett 6 középiskolás diák kapcsolódott be és ismerkedett a hivatali feladatokkal, munkájuk nagy segítséget jelentett a kampányjellegű iratrendezési feladatok megoldásában (irattári, archiválási feladatok). Továbbá 2 fő, felsőfokú tanulmányokat folytató fiatal nyári gyakorlatát tettük lehetővé.

Közfoglalkoztatott alkalmazására a hivatalnál tárgyévben nem került sor.

Egyre jelentősebb szerepet kap, a hivatali feladatok elektronikus rendszerben történő végzésével pedig a jövőben kiemelkedő lesz, az informatikus segítsége a Hivatal feladatellátásában, informatikai és egyéb technikai infrastruktúrájának működtetésében! E téren a fejlesztésre lenne szükség, nem csak hivatali, de önkormányzati szinten is.

A hivatalban továbbra is erős a fluktuáció. A költségvetési évet érintően 5 fő kapott kinevezést, minden esetben 6 hónap próbaidő kikötése mellett (5 fő ügyintéző: 1 fő adóigazgatás, 1 fő pénzügy, 2 fő igazgatás, 1 fő városmenedzsment területen). Az idén senki nem ment nyugdíjba, viszont 6 fő munkatársunknak szűnt meg (elsősorban közös megegyezéssel, illetve egy esetben próbaidő alatt munkavállaló, egy esetben próbaidő alatt munkáltató részéről történt azonnali hatályú felmondással) a jogviszonya.

A nemek arányát tekintve a férfiak száma 6, a nőké 25, a kor szerinti megoszlás tekintetében nincs nagy szórás, a kollégák zömmel a 35-45 év közötti (15 fő), továbbá a fiatalabb korosztályhoz (7 fő) tartoznak.

A hivatalban foglalkoztatott közszolgálati tisztviselők végzettség szerinti megoszlása:

2010. óta fokozatosan nőtt a felsőfokú végzettségűek aránya, és az idei évben, már stabilnak mondhatóan, a kollégák ¾-e felsőfokú végzettségű (az idén 1 fő szerzett felsőfokú végzettséget), egyidejűleg sok a fiatal kolléga, akik családalapításban gondolkodnak, illetve a fluktuáció is a felsőfokú végzettségűeket érinti jobban. A munkaerőpiacon jelentkező hiányt igyekszünk a jó képességű, esetleg még diplomát nem szerzett, tanulmányait folytató helyi fiatalok, gyermeknevelésből a munka világába visszatérő fiatalok bevonzásával pótolni, akiket tanulmányaik folytatásában, a gyermeknevelés kihívásaiban (rugalmasabb munkavégzés, helyben történő munkavégzés, egyéb kedvezmények) is támogatunk. Ugyanakkor többen több diplomával, oklevéllel rendelkeznek, erre nézve tanulmányokat kezdtek és folytatnak (9 fő) vagy egyéb, a hivatali szervezet vagy az önkormányzat számára hasznos szakképzettséggel rendelkeznek (12 fő).  

Nyelvvizsgával rendelkezők száma 17 fő (jellemzően angol, esetleg német nyelvből), több mint 50 %. Többen több nyelvből is rendelkeznek nyelvvizsgával.

A köztisztviselők rendelkeznek a vonatkozó törvényben és egyéb jogszabályokban meghatározott iskolai végzettséggel, illetőleg közigazgatási és ügykezelői alapvizsgával, közigazgatási szakvizsgával, vagy azok megszerzése folyamatban van. Közigazgatási alapvizsgát a közigazgatásba belépőnek középfokú végzettség esetén 2 év, felsőfokú végzettség esetén 1 év alatt kell tennie vagy jogviszonya a törvény erejénél fogva szűnik meg. 2019. évben ügykezelői vizsgát 0 fő, közigazgatási alapvizsgát 1 fő, szakvizsgát 1 fő tett, 1 fő anyakönyvi szakvizsgát szerzett.

2014-től bevezetésre került a köztisztviselők országos, egységes, tervszerű rendszeres és kötelező továbbképzése. Ez alapján a köztisztviselő négy éves képzési időszakra vonatkozóan meghatározott képzési kötelezettséget teljesít a hivatal továbbképzési tervében foglaltak szerint, egyéni képzési terv alapján. A képzések túlnyomóan távoktatásos, e-learning típusúak, de több esetben vettek részt jelenléti képzésen is kollégáink, elsősorban a szakmailag meghatározóbb képzésekre koncentrálva.

Ezen túlmenően tárgyévben tanulmányi szerződés alapján több köztisztviselő részére biztosít a hivatal és az önkormányzat számára hasznos ismeretek megszerzésére irányuló képzést, továbbképzést hivatalunk. A támogatás mértéke változó, a képzés teljes költségének átvállalásától munkaidő-kedvezmény formájában jelentkező támogatásáig terjed, attól függően, hogy a képzés a munkáltató szempontjából mennyire preferált, ill. a felek miben állapodtak meg. Az idén támogatott egyéb képzésben (a kötelező éves továbbképzésen felül) 6 fő vett részt: 3 fő államháztartási mérlegképes könyvelői képzésben, 1 fő pénzügyi és számviteli szakképzettség megszerzésében, 1 fő közbeszerzési szakjogász, valamint 1 fő jogász-közgazdász képzésben. Végzettséget szerzett 4 fő.

Vagyonnyilatkozat benyújtásra 20 köztisztviselő köteles, melynek az érintettek eleget tettek. A közbeszerzési eljárásban részt vevők évente, a vezetők és pénzügyi területen foglalkoztatottak 2 évente, a közigazgatási hatósági eljárásban részt vevő tisztviselők 5 évente kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni.

A közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelése, valamint minősítése 2014-től szintén elektronikus formában történik a TÉR egységes és integrált közszolgálati teljesítményértékelési informatikai rendszerben. Tárgyévben az értékelés jó és kiváló minősítéseket eredményezett.

A hivatalt érintő, felügyeleti szervek által folytatott ellenőrzések egyre inkább a szakmai konzultációk szerepét is átveszik, ezekből sokat tanulnak kollégáink, megismerik a jó gyakorlatot, illetőleg lehetőségük van személyes egyeztetésre és kérdés-feltevésre is, mely elősegíti a magasabb színvonalú munkavégzést a gyorsan változó jogszabályi környezetben is. 2019. évben a hivatalt az alábbi ellenőrzések érintették:

• A Magyar Államkincstár minden évben ellenőrzi a beszámolók alapján a normatíva igénylés jogosságát, kiutalt normatíva tényleges felhasználását, melyről a 2019. évi zárszámadás keretében számolunk be.
• Az Irányító Hatóság rendszeresen és folyamatosan ellenőrzi közbeszerzéseinket, melynek során ezidáig minden ellenőrzés számunkra pozitívan zárult.

2019.12.11-ig 11291 iktatott ügyiratban 24912 db irat keletkezett.

Megjegyzendő, hogy a legtöbb irat ugyanakkor a pénzügyekben keletkezik, melyek többsége nem tartozik az iktatandó iratok körébe.

Az 1 fő aktív ügyintézőre jutó ügyiratok száma átlag 1172 db, mely azonban nem egyenletesen oszlik meg, az adóügyi ügyintézőknél és a szociális területen kumulálódik.

Az ügyiratforgalom nem feltétlenül tükrözi az egyéb területeken végzett munkát, így a beszerzések, beruházások, szervezési, ügykezelési, pénzügyi-számviteli feladatok nem, vagy csak alulreprezentáltan jelennek meg ebben a statisztikában, holott a végzett munka jelentős részét teszik ki, időben mindenképp.

A jogorvoslatok aránya összességében elenyésző, és többször ugyanazon ügyfélhez kötődik. Ez évben mindössze 11 esetben került rá sor, 6 db szociális pályázatok elbírálása tárgyában érkezett, 2 db építéshatósági ügyben, 3 db adóügyben (1 gépjárműadó, 2 kommunális adó ügyben).

1. A munkaköri feladatokon túl jelentkező vagy jelentős többlet (munka)teherrel járó, önkormányzati érdekből is kiemelkedő feladatok elvégzésére és motiválására - a testület 2016. évi döntése nyomán bevezetésre került és forrását tekintve támogatott - célfeladat rendszerrel éltünk, mely alapvetően a végzett teljesítményen alapul. Ilyen feladatként került meghatározásra pl. a  választási feladatokban való közreműködés, egyes projektekhez kapcsolódó többletfeladatok, több esetben helyettesítésen túli, betöltetlen munkakörhöz sorolt többletfeladatok elvégzése utáni feladatok, peres ügyekhez és új kollégák képzéséhez kapcsolódó feladatok, stb. Megítélésem szerint a rendszer sikeres, az ilyen jellegű feladatok elvégzése során a kollégák motiváltabbak voltak, kiemelten figyeltek a feladatok határidőben és jó színvonalon történő végrehajtására, sok esetben kiváltották a külső szakértő igénybevételét is, kamatoztatva akár egyéb területeken megszerzett tudásukat, ezért a jövőben egyre inkább fontosabbnak tartom alkalmazását, azonban a forrásául szolgáló keretet lassan felemészti a változatlan bérkeretet terhelő soros előrelépések forrásának biztosítása, így ezen újító és bevált ösztönzési rendszer jó hatásaival a jövőben már egyre kevésbé számolhatunk.
2. Az éves munkát jelentősen befolyásolta idén is az ASP rendszerhez történt csatlakozás, mely sikeres és alapvetően hasznos, azonban a gyakran duplán jelentkező adminisztratív terhek (elektronikus ügyintézés mellett továbbra is kötelező papír alapú archiválás) igencsak felemésztik az érdemi ügyintézésre rendelkezésre álló munkaidőt. Nehézséget okoz az egyes állami szervek által eltérően használt technikai megoldások összehangolása is, mely gyakran meghiúsítja a küldemények célba juttatását is. Bár a rendszer folyamatos