Megállapítás

Javaslat

Intézkedés

Határidő

Felelős

Megjegyzés

1. A leltárkészítési és leltározási szabályzat a feladatok konkrét elvégzésére, az Önkormányzattól átvett eszközök leltározására vonatkozó előírásokat nem rögzíti. A pénzkezelési szabályzat tartalmazza az általános pénzkezelési szabályokat, a pénz kezelésével kapcsolatos feladatokat, a házipénztár kialakítására, és működtetésére, a pénzmegőrzés és tárolás, a pénzszállításra, a pénztári nyilvántartások vezetésére vonatkozó szabályokat. Rögzítésre került a szabályzatban a készpénz és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom rendje, nem rögzítették azonban a házipénztáron kívüli készpénzkezelés rendjét, a pénzkezelők, pénzbeszedőkre (figyelemmel arra, hogy magánszemélyek részére teljesített szolgáltatásokat a magánszemélyek a társaság képviselőjének adják át kp. számla ellenében, pl. buszjegy) vonatkozó szabályokat. A közbeszerzési és beszerzési eljárások bonyolításának szabályait, a gépjármű használat rendjét nem határozták meg.

Az ügyvezető intézkedjen a számviteli politika és a pénzkezelési szabályzat, leltározási szabályzat módosításáról, az önköltségszámítási, a beszerzési, közbeszerzési, adatvédelmi szabályzat elkészítéséről a jogszabályi rendelkezések szerint.

A társaság ügyvezetője intézkedik a társaság szabályzatainak aktualizálásáról, ügyfél specifikus átdolgozásáról, valamint a beszerzési szabályzat elkészítéséről.

2018. december 31.

ügyvezető

A társaság a beszerzési szabályzat kivételével, valamennyi szabályzattal rendelkezik.

2. A Társaság a saját vagyonát képező immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartását a Számv. tv. előírásainak részben megfelelően vezette. Az eszközök bekerülési értékének meghatározása, az értékcsökkenés elszámolása nem felelt meg teljes mértékben a Számv. tv. 47. §, 52. § előírásainak. Nincs elkülönült nyilvántartás, vagy akár a 0-s számlaosztályban vezetve azon eszközök, amelyek Martonvásár Város Önkormányzat tulajdonát képezik, és a társaságnak használatra lenne átadva.

Az ügyvezető intézkedjen az immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának vezetéséről a jogszabály és a belső szabályzat előírásainak megfelelően.

2.1. A befektetett eszközök nyilvántartásánál meg kell teremteni 2018.01.01-re a nyitó adatok és az analitikus nyilvántartások adatainak összhangját.

A hibásan elszámolt értékcsökkenési leírásokat előző időszaki hibaként kell könyvelni. Külön 86-os és 96-os számlát kell nyitni előző időszaki hiba elnevezéssel. (Az eltérések könyvelésénél az igazságügyi könyvszakértői vélemény 1. kérdés 2. számú mellékletében található adatokat figyelembe kell venni).

2.2. 2018. évben tételes leltárfelvétellel kell meggyőződni arról, hogy mely eszközök lelhetők fel ténylegesen fizikailag.

(A leltár kiértékelésénél a kisértékű eszközök tekintetében a 2015 és 2016. évi leltárakat kell alapul venni.)

A fel nem lehető eszközöket leltárhiányként ki kell vezetni a főkönyvi kivonatból és az analitikus nyilvántartásból (8-as főkönyvi számlára). A kivezetés előtt el kell számolni az időarányos értékcsökkenési leírást a leltározás időpontjáig (571-es főkönyvi számlára).

2.3. A 2018.12.31-i értékcsökkenési leírást - a leltározás fordulónapjától a mérleg fordulónapjáig történt állományváltozások figyelembevételével – a helyesbített analitikus nyilvántartás alapján el kell számolni, és a 2018. évi beszámolóban meg kell teremteni az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi kivonat összhangját.

2018. december 31.

ügyvezető

3. A leltárkészítésekor az immateriális javakat az analitikus nyilvántartásokból kell a leltárba felvenni, mégpedig a mérleg fordulónapi értéken. Az immateriális javak leltározása az analitikus nyilvántartásokban lévő adatok azonosítását és egyeztetését, a dokumentációkkal való alátámasztottság ellenőrzését jelenti.

Az ügyvezető intézkedjen a mérlegtételeit alátámasztó leltár évenkénti elkészítéséről a jogszabályi előírásnak megfelelően.

A 2018. évben tételes leltárfelvétellel kell meggyőződni arról, mely eszközök lelhetőek fel ténylegesen, fizikailag.

2018. december 31.

ügyvezető

A feladat végrehajtása az igazságügyi könyvszakértői vélemény szerint történik a 2.2. intézkedés szerint.

4. A társaság önköltség-számítási szabályzata rögzítse a tevékenységeket terhelő költségek felosztásának módját, a számlarendben meghatározott költséghelyekhez kapcsolódó költségek elszámolásának és a feladás dokumentálásának részletszabályait.

Az ügyvezető intézkedjen a jogszabályi előírásnak megfelelően olyan elkülönített nyilvántartás vezetéséről, amely biztosítja az egyes tevékenységek átláthatóságát, valamint kizárja a keresztfinanszírozást.

A főkönyvi nyilvántartásba visszamenőleg is rögzíteni kell a munkaszámokat a 2017. és 2018. év vonatkozásában.

2018. december 31.

ügyvezető

5. Az éves beszámoló mérlegből, eredménykimutatásból és kiegészítő mellékletből áll. Az éves beszámolóval egyidejűleg üzleti jelentést is kell készíteni. Az egymást követő üzleti évek éves beszámolóinak összehasonlíthatóságát a mérleg és az eredménykimutatás szerkezeti felépítésének, tagolásának és tartalmának, valamint a mérlegtételek értékelési elveinek és eljárásainak állandóságával kell biztosítani. A mérlegben és az eredménykimutatásban minden tételnél fel kell tüntetni az előző üzleti év megfelelő adatát.

Az ügyvezető intézkedjen arról, hogy a Társaság a jogszabályi előírásnak megfelelő beszámolót készítsen.

Az ügyvezető intézkedik, hogy a 2018. évi beszámolóban megvalósuljon az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi kivonat összhangja, és az éves beszámoló a jogszabályi előírások szerinti szerkezetben és mellékletekkel kerüljön elkészítésre.

5.1 Az analitikus nyilvántartás tekintetében 2018. december 31.

5.2. Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi kivonat összhangja, valamint a 2018. évi beszámoló elkészítése tekintetében 2019. május 31.

ügyvezető

6. A mérlegben és az eredménykimutatásban minden tételnél fel kell tüntetni az előző üzleti év megfelelő adatát. Ha az adatok nem hasonlíthatók össze, akkor ezt a kiegészítő mellékletben be kell mutatni és indokolni kell. Amennyiben az ellenőrzés az előző üzleti év(ek) éves beszámolójában elkövetett jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, akkor az előző év(ek)re vonatkozó - a mérlegkészítés napjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve a jogerőssé vált megállapítások miatti - módosításokat a mérleg és az eredménykimutatás minden tételénél az előző év adatai mellett be kell mutatni, azok nem képezik részét az eredménykimutatás tárgyévi adatainak. Ez esetben a mérlegben is, az eredménykimutatásban is külön-külön oszlopban szerepelnek az előző üzleti év adatai, a lezárt üzleti év(ek)re vonatkozó módosítások, valamint a tárgyévi adatok.

Az ügyvezető intézkedjen arról, hogy az éves beszámoló kiegészítő melléklete a jogszabály előírásának megfelelően mutassa be az előírt tartalmi elemeket.

Az ügyvezető intézkedik arról, hogy a 2017. évi beszámoló feltárt hibái a 2018. évi beszámolóban és mellékleteiben a jogszabályi előírásnak megfelelően bemutatásra kerüljenek.

6.1. A 2017. évi hibák feltárásának határideje 2018. december 31.

6.2. A 2018. évi beszámoló elkészítése tekintetében 2019. május 31.

ügyvezető

7. AZ ADATOK VÉDELMÉT ÉS ÁTLÁTHATÓSÁGÁT a Társaság nem biztosította teljes körűen. A Társaság az Avtv. 31/A. § (3) bekezdésében előírt adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzattal 2016-2017. évben nem rendelkezett, ezért javasolom annak mielőbbi pótlását.

A Társaság az Avtv. 19. § (2) bekezdésében és az Info.tv. 37. § (1) bekezdésében, meghatározott adatok közzétételi kötelezettségeinek az ellenőrzött időszakban részben eleget tett, ugyanis a közérdekű adatok közzétételének rendjére, és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igényekre vonatkozó szabályzatot közzétette.

Az ügyvezető intézkedjen belső adatvédelmi felelős megbízásáról, valamint az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét rögzítő szabályzat jogszabályi előírásoknak megfelelő elkészítéséről.

Az ügyvezető folyamatosan intézkedik a társaság adatvédelmi szabályzatának megfelelően a közérdekből nyilvánosságra hozandó adatok honlapon történő közzétételéről.

folyamatos

ügyvezető

A belső adatvédelmi felelős a jogszabályi előírások szerint a társaság ügyvezetésétől független személy kell, hogy legyen. Belső adatvédelmi felelős megbízására kizárólag új státusz létesítésével kerülhetne sor - a jelenlegi állományi létszám és betöltött munkakörök erre nem adnak lehetőséget -, illetve megbízási szerződés keretében.

8. A Társaság az Avtv. 19. § (2) bekezdésében és az Info.tv. 37. § (1) bekezdésében, meghatározott adatok közzétételi kötelezettségeinek az ellenőrzött időszakban részben eleget tett, ugyanis a közérdekű adatok közzétételének rendjére, és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igényekre vonatkozó szabályzatot közzétette. A Társaság a honlapján nem teljesítette a Taktv. 2. § (3) bekezdése szerinti, a pénzeszközei felhasználásával, a Társaság vagyonával történő gazdálkodással összefüggő szerződések adatainak közzétehetővé tételi kötelezettségét.

Az ügyvezető intézkedjen a közzétételi kötelezettség jogszabályi előírásoknak megfelelő teljes körű teljesítéséről

Az ügyvezető folyamatosan intézkedik a közzétételi kötelezettség jogszabályi előírásoknak megfelelő teljes körű teljesítéséről és a honlapon történő közzétételéről.

folyamatos

ügyvezető

9. A SZEMÉLYI JELLEGŰ RÁFORDÍTÁSOK elszámolása nem volt megfelelő, hiszen a december havi béreket rendre a következő évi önkormányzati támogatás terhére fizették ki annak ellenére, hogy az előző évi finanszírozásra került elszámolásra.

Az ügyvezető intézkedjen a személyi jellegű kifizetéseknek és elszámolásának bizonylattal történő alátámasztásáról, a jogszabályi előírásnak megfelelően.

Az ügyvezető intézkedik a december havi személyi jellegű ráfordítások tulajdonossal egyeztetett kifizetésének megfelelő elszámolásáról.

folyamatos

ügyvezető

10. A tárgyi eszközök leltár felvétele nem történt megfelelően, a belföldi vevőkövetelések 2017.12.31-i egyenlegének igazolására és minősítésére a belső ellenőrzés rendelkezésére bocsátott vevők korosítási listája nem egyezik a főkönyvi kivonatban lévő 311 vevő számla egyenlegével, amely a vizsgált időszak és a korábbi évek könyvelési hibájából ered. A vevőket ugyanis év végével nem egyeztették, értékelésüket nem végezték el, egyenlegközlők nem kerültek kiküldésre, ezáltal a beállított követelések nem feltétlenül voltak elismert követelések, továbbá valós követelések, hiszen a 2017. évi könyvelési anyag felülvizsgálata során ezek hibák feltárásra kerültek, melyek megközelítőleg mintegy 8 millió Ft.-os nagyságrendben szerepeltek a korábbi évek beszámolóiban is, torzítva ezáltal a társaság beszámolójának megbízható, valós összképét. Mindezekre tekintettel a társaság 2017. évi beszámolója a lezárt üzleti évekre vonatkozó 4.687 eFt. módosítást tartalmazott.  Az előző évekre az eredménytartalékkal szemben kimutatott 4.687 eFt veszteség keletkezéséhez nagyban hozzájárult a követelések között tévesen kimutatott 3.801 eFt, amely az Önkormányzattal való 2012. évi elszámolások téves minősítéséből, valamint az ebből adódó könyvelési korrekciók elmaradásából, továbbá a követelésekre képzett 886 eFt értékvesztés téves könyveléséből adódott. A társaság teljes könyvelési anyaga jelen ellenőrzés idején felülvizsgálat alatt áll, tekintettel arra, hogy könyvelő- váltás történt 2018. január 1. napjával.

Az ügyvezető intézkedjen arról, hogy a díjhátralékos vevők felszólításának eredménytelensége esetén, a jogszabályban foglaltak szerint, kezdeményezzék a díjhátralék behajtását, továbbá a rendezetlen tételeket is derítsék fel mielőbb, a behajthatatlan követeléseket vezessék ki a könyvekből.

A követeléseknél meg kell vizsgálni, hogy a 2017. december 31-én kimutatott követelések rendezésre kerültek-e 2018. évben. Amennyiben még mindig rendezetlenek a követelések, úgy azoktól a vevőktől, akik nem rendezték a könyvekben kimutatott követelést, 2018.09.30-i fordulónapra vonatkozóan  egyenlegközlőket kell bekérni.  Az egyenlegközlők beérkezése után a követelések értékét javítani kell előző időszaki hibaként. 

2018. december 31.

ügyvezető

Megállapítás

Javaslat

Intézkedés

Határidő

Felelős

Megjegyzés

1. Martonvásár Város Önkormányzata a tulajdonosi joggyakorlás kereteit a jogszabályi előírásoknak megfelelően alakította ki, azonban a tulajdonosi jogokat nem megfelelően gyakorolta. A társaság vagyongazdálkodása nem volt szabályszerű. Nem megfelelően gondoskodott a Kft. a számviteli szabályzatok kialakításáról és a számviteli szabályok betartásáról, ezáltal gazdálkodásának átláthatósága nem volt biztosított.

Vagyongazdálkodása nem volt szabályszerű, mert számviteli nyilvántartásait nem a jogszabályi és belső előírásoknak megfelelően alakította ki, az a Társaság tevékenységének átláthatóságát nem biztosította. Számviteli beszámolóit nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően készítette el, azokat leltárral nem, vagy részben támasztotta alá. Számviteli szétválasztási kötelezettségének nem tett eleget, mely különösen a személyszállítás közszolgáltatás, valamint a támogatási konstrukció keretében átadott pénzeszközök miatt lényeges. A közérdekű adatok közzétételéről és az adatbiztonságról nem gondoskodott teljes körűen.

Bevételeit és ráfordításait nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően számolta el, a személyszállítás tevékenységének bevételeit és ráfordításait nem különítette el.

A tulajdonos intézkedjen arról, hogy a Társaság legfőbb szerve a Társaság éves beszámolójáról, a Felügyelő bizottság írásbeli jelentésének birtokában hozzon határozatot, a jogszabályi előírásnak megfelelően.

A Felügyelő Bizottság jogszabályban előírtak szerinti írásbeli jelentését a vonatkozó előterjesztésekhez mellékletként csatolni szükséges.

folyamatos

ügyvezető

2. ua.

A tulajdonos intézkedjen a Társaságnál a feltárt szabálytalanságok tekintetében a felelősség tisztázása érdekében, és szükség szerint intézkedjen a felelősség érvényesítéséről, különösen a pénztáreltérésből/pénztárhiányból, valamint a szabálytalan belföldi kiküldetésekből származó indokolatlan kifizetések vonatkozásában (nagyságrendileg 4,5 millió Ft.) .

1. Az ügyvezető készítsen a belső ellenőrzés megállapításaihoz kapcsolódó intézkedési tervet, hajtsa végre és a megtett intézkedésekről készítsen beszámolót a képviselő-testület részére.
2. Az ügyvezető készítsen elő belső vizsgálatot, szükség szerint folytassa le,
3. majd jogi képviselő bevonása mellett tegyen javaslatot további szükséges intézkedésekre.

1. 2018.október 31.
2. 2018. december 31.
3. 2019. január 31.

ügyvezető

- Az 1. pont tekintetében a feladat megvalósult, részletes intézkedési terv készült, mely a Felügyelő Bizottság részére megküldésre került.
- A 2. pont tekintetében a belső vizsgálat lefolytatása kizárólag az iratok, illetve a könyvelés anyagának az áttanulmányozására, illetve a munkáltatói jogkör gyakorlójának megnyilatkoztatására terjedhet ki, mivel a tárgyban érintett munkavállalók már nem dolgoznak a társaságnál. Az iratok áttanulmányozását, a pénzügyi hiányok és okuk feltárását, valamint a munkáltatói jogkör gyakorlójának megnyilatkoztatását követően lehet javaslatot tenni az estleges jogi lépésekre.

Készítette:

Jóváhagyta:

Véleményezte:

Dátum: 2018.10.31.

Dátum: 2018. ……….

Dátum: 2018. ……………..

Dr. Király Gabriella

Martongazda Nonprofit Kft. ügyvezető

Martonvásár Város Önkormányzatának

Képviselő-testülete

Dr. Batka Brigitta

belső ellenőr