Martonvásár Város Önkormányzata

Képviselő-testületének

231/2018. (XII.18.) határozata

a Martonvásári Polgármesteri Hivatal 2018. évi tevékenységéről szóló beszámoló elfogadásáról

Martonvásár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a Martonvásári Polgármesteri Hivatal 2018. évi tevékenységéről készült beszámolót a határozat melléklete szerint elfogadja.

A határozat végrehajtásáért felelős: polgármester, aljegyző

A határozat végrehajtásának határideje: azonnal 

231/2018. (XII.18.) határozat melléklete:

A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 41. § (2) bekezdése a polgármesteri hivatalt – a polgármester, a bizottságok, részönkormányzat testülete, a jegyző és a társulás mellett - a képviselő-testület szervei között nevesíti.

Az Mötv. 84. § (1) bekezdése kimondja, hogy a helyi önkormányzat képviselő- testülete az önkormányzat működésével, valamint a polgármester, illetőleg a jegyző feladat – és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátásra polgármesteri hivatalt hoz létre, a polgármesteri hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.

Az Mötv. 81. §-a értelmében a – szintén a képviselő-testület szerveként nevesített – jegyző vezeti a polgármesteri hivatalt és ellátja a törvényben felsorolt feladatokat.

A hivatal jogi személyiséggel és önálló költségvetéssel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv.

A Martonvásári Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: hivatal) rendkívül komplex, szerteágazó munkát végez.

Önkormányzati, egyes társulási és államigazgatási, ezen belül a járásszékhely települési jegyzői (építéshatósági, ipari igazgatási, anyakönyvi) ügyeket készít elő döntésre, közreműködik azok végrehajtásában.

Ezen túl a feladatok ellátása érdekében szervező, koordinációs tevékenységet fejt ki a járási önkormányzatok, önkormányzati fenntartású intézmények, helyi önszerveződő közösségek irányában.

Működését a központi és helyi jogszabályok, a testületi, bizottsági döntések, a Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint egyéb belső utasítások és szabályzatok határozzák meg alapjaiban.

A hivatal tevékenységének részletes, szervezeti egységenkénti ismertetése előtt az azt ellátó személyi állomány, valamint az ügyiratforgalom és statisztikák legjellemzőbb adatai kerülnek bemutatásra, valamint a hivatalt átfogó feladatok, ügyek, problémák ismertetésére kerül sor.

A beszámoló második fele szervezeti egységenként mutatja be a tárgyévben végzett hivatali munkát.

A hivatalban – az újabb jogi szabályozással összhangban - bértömeg gazdálkodás folyik, melynek sajátossága, hogy a bérekre és járulékaira fordítható keretösszeget a Képviselő-testület határozza meg éves költségvetésében, míg a létszámgazdálkodás ezen kereteken belül folyik, alkalmazkodva az éppen aktuális igényekhez (pl több fiatal, alacsonyabb bérezésű munkavállaló, kevesebb munkavállaló több feladattal, de magasabb bérekkel).

Ugyanakkor a bérek megállapításának korlátait a mára már, önkormányzati szemszögből és sajátosságok alapján kissé elavult és merev, a piaci körülmények változásához nehezebben adaptálható törvényi keretek határozzák meg (a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény). Meglátásom szerint a jövő a teljesítményalapú bérezés és az egyéni kvalitások honorálása felé vezet, melyre a kormánytisztviselők illetményrendszerét tekintve már létezik jó gyakorlat.

A 2018-as évet is a korábban már jelzett team- vagy csapatmunka jellemezte, egyrészt a feladatok összetettsége, az alkalmazottak speciális szaktudásának optimális kiaknázása miatt, másrészt – részben kényszer megoldásként is – a munkaerőpiaci helyzetben előállt változások okán, mikor is egy-egy munkakör betöltése hosszabb időn át okozott, okoz problémát és hiányosságokat. A csapatmunka e téren is jó megoldásnak bizonyult, bár hosszabb távon a hiányzó szakemberek (elsősorban pénzügyi és építéshatósági, műszaki területen) pótlása - egy ilyen, viszonylag kis létszámú szervezet(rendszer), de nagyságrendjét tekintve magas költségvetésű és nagyszabású fejlesztési, szolgáltatási kihívásokat bevállaló és megvalósítani törekvő önkormányzati akarat mellett - nélkülözhetetlen.

A hivatal köztisztviselői álláshelyeinek száma 29 fő, melyből jelenleg 2 fő tartósan távol van (jegyző, vezető kontroller, feladataikat belső helyettesítéssel látjuk el), 2 álláshely pillanatnyilag betöltetlen (számviteli referens, építéshatósági-beruházási ügyintéző), 2 főt pedig részmunkaidőben alkalmazunk. A projektmenedzser, a főmérnök és a pénzügyi pályázati referens alkalmazásának költségeit a testület a fejlesztési keret terhére határozta meg, feladataik is elsősorban e tevékenységi területhez kötődnek. 1 fő adminisztrátori feladatokat ellátó kolléga alkalmazására a 800 M Ft-os támogatás terhére került sor 2018. augusztusáig. A Hivatalnál jelenleg 4 fő ügykezelő áll alkalmazásban, részben az ügyintézői munkavégzéshez szükséges végzettség megszerzéséig, részben pedig a jelentősen megnövekedett adminisztratív feladatok ellátása érdekében, az ügyintézők technikai munkájának kiváltására (lakosságszolgálati asszisztens, irattáros, kézbesítő, igazgatási ügykezelő). Szervezetileg a Hivatalban van foglalkoztatva 1 fő, Mt. hatálya alá tartozó munkavállaló, mezőőri munkakörben, bár költségvetés szempontjából ez a feladat elkülönülten van nyilvántartva. Így összesen 34 fő munkatársunk van.

A vezetők, köztisztviselők, illetve közszolgálati ügykezelők, fizikai alkalmazottak megoszlása a következő:

A hivatali munkavégzéshez kapcsolódóan, a nyári időszakban, állami támogatás mellett 6 középiskolás diák kapcsolódott be és ismerkedett a hivatali feladatokkal, munkájuk nagy segítséget jelentett a kampányjellegű iratrendezési feladatok megoldásában (irattár rendezése, archiválási feladatok). További 3 fő, felsőfokú tanulmányokat folytató fiatal nyári gyakorlatát tettük lehetővé, akik pénzügyi, adminisztratív és településfejlesztési területen ismerkedtek az önkormányzati feladatokkal. Közfoglalkoztatott alkalmazására a hivatalnál tárgyévben nem került sor.

Egyre jelentősebb szerepet kap, a hivatali feladatok elektronikus rendszerben történő végzésével pedig a jövőben kiemelkedő lesz, az informatikus segítsége a Hivatal feladatellátásában, informatikai és egyéb technikai infrastruktúrájának működtetésében! E téren a közeli jövőben várhatóan fejlesztésekre lesz szükség, nem csak hivatali, de önkormányzati szinten is.

A hivatalban továbbra is erős a fluktuáció. A költségvetési évet érintően 7 fő kapott kinevezést, egy áthelyezést kivéve minden esetben 6 hónap próbaidő kikötése mellett (3 fő ügykezelő: igazgatás, lakosságszolgálat, iratkezelés területén, 1 fő pénzügyi, 1 fő építéshatósági, 1 fő adóigazgatási és 1 fő műszaki területen). Az idén senki nem ment nyugdíjba, viszont 6 fő munkatársunknak szűnt meg (elsősorban közös megegyezéssel, illetve egy esetben a Martongazda Np. Kft-nek „kölcsönöztük” átmeneti időre munkatársunkat) a jogviszonya, illetőleg tavaly karácsonykor elhunyt építész kollégánk helyét a mai napig nem tudtuk bepótolni.

A nemek arányát tekintve a férfiak száma 8, a nőké 24, a kor szerinti megoszlás tekintetében nincs nagy szórás, a kollégák zömmel a 30-45 év közötti, továbbá a fiatalabb korosztályhoz tartoznak (25 fő).

2018. évben a hivatalban foglalkoztatott közszolgálati tisztviselők végzettség szerinti megoszlása:

2010. óta fokozatosan nőtt a felsőfokú végzettségűek aránya, és az idei évben, már stabilnak mondhatóan, a kollégák ¾-e felsőfokú végzettségű, egyidejűleg sok a fiatal kolléga és többeket közülük csak a záró- vagy nyelvvizsga választ el a felsőfokú végzettség megszerzésétől. (A munkaerőpiacon jelentkező hiányt igyekszünk a jó képességű, de még diplomát nem szerzett, tanulmányait folytató helyi fiatalok bevonzásával pótolni, akiket tanulmányaik folytatásában is támogatunk.) Ugyanakkor többen több diplomával, oklevéllel rendelkeznek, erre nézve tanulmányokat kezdtek és folytatnak (13 fő) vagy egyéb, a hivatali szervezet vagy az önkormányzat számára hasznos szakképzettséggel rendelkeznek (8 fő).  

Nyelvvizsgával rendelkezők száma 20 fő (jellemzően angol, esetleg német nyelvből), több mint 50 %. Többen több nyelvből is rendelkeznek nyelvvizsgával.

A köztisztviselők rendelkeznek a vonatkozó törvényben és egyéb jogszabályokban meghatározott iskolai végzettséggel, illetőleg közigazgatási és ügykezelői alapvizsgával, közigazgatási szakvizsgával, vagy azok megszerzése folyamatban van. Közigazgatási alapvizsgát a közigazgatásba belépőnek középfokú végzettség esetén 2 év, felsőfokú végzettség esetén 1 év alatt kell tennie vagy jogviszonya a törvény erejénél fogva szűnik meg. 2018. évben ügykezelői vizsgát 3 fő, közigazgatási alapvizsgát 4 fő tett.

2014-től bevezetésre került a köztisztviselők országos, egységes, tervszerű rendszeres és kötelező továbbképzése. Ez alapján a köztisztviselő négy éves képzési időszakra vonatkozóan meghatározott képzési kötelezettséget teljesít a hivatal továbbképzési tervében foglaltak szerint, egyéni képzési terv alapján. A képzések túlnyomóan távoktatásos, e-learning típusúak, de több esetben vettek részt jelenléti képzésen is kollégáink, elsősorban a szakmailag meghatározóbb képzésekre koncentrálva. Ezt egészítették ki a már 2017. évben megkezdett, az ASP rendszer bevezetéséhez kapcsolódó képzések (az egyes szakrendszerek használatához, valamint a keretrendszer használatához és elkülönülten az iratrendszerhez kapcsolódóan), valamint az Ákr., az új közigazgatási eljárási törvény bevezetéséhez kapcsolódóan. A munkáltató által biztosított, finanszírozott képzésben részesülők száma 27 fő. Az előírt feltételeket minden köztisztviselő teljesítette. Ebben az évben is részt vettek kollégáink jelenléti képzés keretében a mérlegképes könyvelők kötelező továbbképzésén, jegyzői értekezleteken, adóigazgatási képzésen, stb.)

Ezen túlmenően tárgyévben tanulmányi szerződés alapján több köztisztviselő részére biztosít a hivatal és az önkormányzat számára hasznos ismeretek megszerzésére irányuló képzést, továbbképzést hivatalunk. A támogatás mértéke változó, a képzés teljes költségének átvállalásától munkaidő-kedvezmény formájában jelentkező támogatásáig terjed, attól függően, hogy a képzés a munkáltató szempontjából mennyire preferált, ill. a felek miben állapodtak meg. Az idén támogatott egyéb képzésben (a kötelező éves továbbképzésen felül) 10 fő vett részt: államháztartási mérlegképes könyvelői képzésben, pénzügyi és számviteli szakképzettség megszerzésében, igazgatásszervező főiskolai képzésben, geodéta, közbeszerzési szakjogász, valamint jogász-közgazdász képzésben. Végzettséget szerzett 3 fő.

Vagyonnyilatkozat benyújtásra 25 köztisztviselő köteles, melynek az érintettek eleget tettek. A közbeszerzési eljárásban részt vevők évente, a vezetők és pénzügyi területen foglalkoztatottak 2 évente, a közigazgatási hatósági eljárásban részt vevő tisztviselők 5 évente kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni.

A közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelése, valamint minősítése 2014-től szintén elektronikus formában történik a TÉR egységes és integrált közszolgálati teljesítményértékelési informatikai rendszerben. Tárgyévben az értékelés jó és kiváló minősítéseket eredményezett.

A hivatalt érintő, felügyeleti szervek által folytatott ellenőrzések egyre inkább a szakmai konzultációk szerepét is átveszik, ezekből sokat tanulnak kollégáink, megismerik a jó gyakorlatot, illetőleg lehetőségük van személyes egyeztetésre és kérdés-feltevésre is, mely elősegíti a magasabb színvonalú munkavégzést a gyorsan változó jogszabályi környezetben is. 2018. évben a hivatalt az alábbi ellenőrzések érintették:

• Fejér Megyei Kormányhivatal által lefolytatott közszolgálati ellenőrzés. Az ellenőrzés lezárult, nem tárt fel lényeges hibát, utóellenőrzést, további intézkedést nem igényel.
• A Magyar Államkincstár minden évben ellenőrzi a beszámolók alapján a normatíva igénylés jogosságát, kiutalt normatíva tényleges felhasználását, melyről a 2018. évi zárszámadás keretében számolunk be.
• Illetékfizetés ellenőrzése a NAV munkatársai részéről: az ellenőrzés nem tárt fel semmilyen szabálytalanságot.
• Szociális és gyámügyi ellenőrzés. Az ellenőrzés megállapítást nem tett, jó színvonalúnak találta a feladatellátást.
• Adóigazgatási feladatok ellenőrzése keretében egyes adónemek ellenőrzésére került sor, az ellenőrzés lényeges hiányosságot nem tárt fel.
• Az ipar- és kereskedelmi ügyintézés terén kisebb hiányosságok kerültek megállapításra, ill. javaslatok megfogalmazásra, intézkedési terv készítésére nem volt szükség.
• Az Irányító Hatóság rendszeresen és folyamatosan ellenőrzi közbeszerzéseinket, melynek során ezidáig minden ellenőrzés számunkara pozitívan zárult.

2018.11.29-ig 7147 iktatott ügyiratban 20544 db irat keletkezett. A részletes adatokat az előterjesztés melléklete tartalmazza.

Megjegyzendő, hogy a legtöbb irat ugyanakkor a pénzügyekben keletkezik, melyek többsége nem tartozik az iktatandó iratok körébe.

Az 1 fő ügyintézőre jutó ügyiratok száma átlag 760 db, mely azonban nem egyenletesen oszlik meg, az adóügyi ügyintézőknél és a szociális területen kumulálódik 2300-2800 db/fő körül.

Az ügyiratforgalom nem feltétlenül tükrözi az egyéb területeken végzett munkát, így a beszerzések, beruházások, szervezési, ügykezelési, pénzügyi-számviteli feladatok nem, vagy csak alulreprezentáltan jelennek meg ebben a statisztikában, holott a végzett munka jelentős részét teszik ki, időben mindenképp.

Határidőn túli ügyintézés éves szinten mindössze 19 esetben fordult elő.

A jogorvoslatok aránya a fokozott ellenőrzések következtében növekedett, azonban a meghozott döntésekhez viszonyítva még mindig elenyésző, és többször ugyanazon ügyfélhez kötődik. Az első félévben mindössze 10 esetben került rá sor, a második féléves statisztika még nem áll rendelkezésre. (2015-ben 11 esetben, 2017-ben 34 esetben.)

1. A 2018-as évet a szervezetrendszer átalakításával kezdtük, ez évtől nagyobb hangsúlyt kaptak a szakmai munkaközösségként definiálható, immár irodaként nevesített szervezeti egységeink. Önálló szervezeti egységként jelent meg a Szervezési iroda, közvetlenül a jegyzőhöz rendelten. A Városmenedzsment továbbra is elkülönülten működik, míg a hivatalon belül – a Képviselő-testület bizottsági struktúrájához igazodóan – 2 igazgatóság jött létre, a Humán igazgatóság (összefogva az Igazgatási és a Műszaki iroda tevékenységét), valamint a Gazdasági igazgatóság (ezen belül pedig a Pénzügyi és az Adóiroda), élükön 1-1 osztályvezetői besorolású igazgatóval. Az irodák vezetésével 1-1 kiemelkedő teljesítményt nyújtó, gyakorlattal is rendelkező kollégát bíztunk meg. A többletfeladatokhoz és többletfelelősséghez igazodóan kerültek rendezésre az illetmények is.
2. A munkaköri feladatokon túl jelentkező vagy jelentős többlet (munka)teherrel járó, önkormányzati érdekből is kiemelkedő feladatok elvégzésére és motiválására - a testület 2016. évi döntése nyomán bevezetésre került és forrását tekintve azóta is támogatott - célfeladat rendszerrel éltünk, mely alapvetően a végzett teljesítményen alapul. Ilyen feladatként került meghatározásra pl. a szabályozott belső kontrollrendszer működésének kialakítása, önkormányzati cégek tulajdonosi ellenőrzésének koordinálása, az ASP rendszer bevezetéséhez kapcsolódó rendszerhibák feltárása, adatbázisok összehangolása, bírósági ügyek koordinálása, HEP elkészítése, szociális kerekasztal támogatása, főépítészi feladatok, GDPR bevezetéséhez kapcsolódó előkészítési feladatok, stb. Megítélésem szerint a rendszer sikeresen vizsgázott, az ilyen jellegű feladatok elvégzése során a kollégák motiváltabbak voltak, kiemelten figyeltek a feladatok határidőben és jó színvonalon történő végrehajtására, sok esetben kiváltották a külső szakértő igénybevételét is, kamatoztatva akár egyéb területeken megszerzett tudásukat, ezért a jövőben egyre inkább fontosabbnak tartom alkalmazását.
3. Az ellenőrzési szisztéma rendszerszerű kialakítása érdekében jelentős munkába kezdtünk a belső kontrollrendszer felülvizsgálatával, újraalakításával. A belső kontrollrendszer folyamatos működtetése elősegíti a hivatali kollégák teljesítményének mérését, az egyes feladatstruktúrák hiányosságaira való rávilágítást, a folyamatok esetleges bizonytalanságainak javítását.
4. Az éves munkát jelentősen és alapvetően befolyásolta (leginkább az I. félévben) az ASP rendszerhez való csatlakozás, mely sikeresen ment végbe 2018.03.31-ével. Bár a rendszer még fejlesztés alatt áll és folyamatosan változik (nem utolsó sorban a használók visszajelzései alapján), a kollégák alapvetően elsajátították a keret- és a szakrendszerek kezelését, a munkafolyamatokat az adó, hagyatéki, ipar-kereskedelmi, vagyon nyilvántartási, pénzügyi és iktatási területeken e rendszerekben végzik. Az ASP rendszer országos bevezetéséhez kapcsolódott a Magyar Posta is, így lehetővé vált az elektronikus postakönyv alkalmazása, mely a korábbi problémák egy részét orvosolta
5. A hivatali munkát jelentősen befolyásoló körülmény volt, elsősorban igazgatási területen, a 2018.01.01-től hatályba lépő új közigazgatási eljárási jogszabály, az Ákr., melynek értelmezése és alkalmazása, az új, jogszabálynak megfelelő nyomtatványok és iratminták elkészítése az I. félév kihívása volt. Az érintettek – az azóta lefolytatott ellenőrzések eredményére is tekintettel – sikerrel vették az akadályokat, részt vettek a vonatkozó tovább- és önképzéseken, elsajátították az új eljárás mintákat.
6. 2018-ban került sor az országgyűlési képviselő választásra, melynek előkészítésében és lebonyolításában 4 hónapon keresztül 9 kollégánk vett részt. A választások helyi feladatait sikeresen teljesítettük.
7. Ez évre sikeresen végrehajtásra került a bankváltás is, amely ügyben köszönjük a Képviselő-testület támogatását. Az OTP Bankkal való együttműködés lényegesen kielégítőbb, mint a korábbi banki szolgáltató tevékenysége, azonban ez évben folyamatos aktív feladatot jelentett (és jelent még ma is) az együttműködés részleteinek kialakítása egyes területeken (pl. inkasszó). Tárgyévben realizálódott a pályázati projektek kifizetésében a Magyar Államkincstárral való együttműködés, mely idén ősszel indult meg – kissé hátráltatva a futó projektek végrehajtását - és amelyben még nem került kialakításra az elektronikus ügyintézés lehetősége.
8. A komoly nehézséget jelentett a testületi, bizottsági, társulási munka előkészítésének folyamata a testület által elfogadott vonatkozó szabályzat ellenére is.  A fennakadásokat a határidők tartása, valamint a szükséges egyeztetési folyamatok hiánya, tolódása okozza. Az előkészítésben részt vevő, valamint az előterjesztő felelősségének hangsúlyozása fontos a munka menedzselhető folytatása érdekében. A jövőben sokkal nagyobb gondot kell fordítani a belső kommunikációra és a végrehajtásra is.
9. Az idei év legnagyobb kihívása az önkormányzati beruházások, pályázati projektek vitele volt. A területet alapvetően jellemzi a szükséges – a drasztikusan dráguló kivitelezői árak miatt – a források, valamint a személyi erőforrások hiánya mind az önkormányzati, mind a közreműködői, vállalkozói oldalon. Emiatt lényeges időbeli csúszások, tűzoltásszerű megoldások, ebből fakadó hiányosságok és elírások jellemezték a teljesítést, mindamellett, hogy a futó projektjeink megvalósulása ugyanakkor folyamatos, jelenleg a határidőkön belül vagyunk vagy azok módosítása megoldható volt. A következő évben kiemelt figyelmet kell fordítanunk e területre, ugyanakkor a futó (tervezett, elhatározott és folyamatban lévő) projektek lezárását követően érdemes a megvalósult eredmények fenntartására és magas színvonalú működtetésére koncentrálnunk, hiszen – a szükséges és remélt lehetőségek megteremtését követően - ez tesz igazán élhetővé egy kisvárost az ott lakók számára. Erre tekintettel középtávon szükséges átgondolni a következő időszakban a működtetés forrásai és a szervezetrendszer megfelelő átalakítását, mivel az jelenlegi formájában teljesítőképessége végéhez közeledik. 

A következőkben az egyes szervezeti egységek által elvégzett feladatok ismertetésére kerül sor.

A hivatal által végzett tevékenységek közül a szervezési tevékenység mérhető legkevésbé, számszerűsített adatok tükrében. A közigazgatás tevékenységét ügyiratokban, az elintézett ügyek számában vagy ügyfélforgalomban szokás mérni. A szervezési tevékenység nagyobb része viszont nem jellemezhető ilyen mutatószámokkal. Az iroda feladatát, a jegyző és a polgármester munkájában való folyamatos közreműködés mellett, a – gyakran más szervezeti egységek ügyszámában megjelenő – ügyek előkészítése határozza meg, mind a testületi, bizottsági, önkormányzati munkát illetően (előterjesztések elkészítése, testületi anyag kiküldése, jegyzőkönyvek elkészítése, stb.), mind az államigazgatási ügyek tekintetében (érkeztetés, iktatás, postázás, stb.).

Szervezeti és személyi feltételek:

A Képviselő-testület ez év elején a hivatali szervezet újbóli átalakítása mellett döntött. A 2018. március 1-től bevezetett új szervezeti változások elsősorban ezt a szervezeti egységet érintették. Az iroda kikerült a korábbi szervezeti egységből (Humán osztály) és önálló irodaként közvetlenül a polgármester és a jegyző irányítása alá került. Az iroda munkáját 1 fő irodavezető/titkárságvezető, 1 fő szervezési ügyintéző, 1 fő kommunikációs referens, 1 fő ügyfélszolgálati asszisztens, 1 fő irattáros és 1 fő kézbesítő látja el.

A 2018. január 1. napján bevezetett önkormányzati ASP rendszer komoly kihívást jelentett valamennyi kolléga számára, hiszen a rendszer kezdeti hibáinak orvoslása, a rendszer megismerése mindannyiunk részéről sok energiáját emésztette fel.

Az év első negyedévében az irattári és az ügyfélszolgálati munkatársunk lemondott közszolgálati jogviszonyáról. Mindketten régi, gyakorlott kollégák voltak, így távozásuk nehéz helyzetbe hozta az irodát. Helyettük azonban, viszonylag rövid időn belül, sikerült új kollégákat alkalmazni, akik azóta elsajátították a munkakörükhöz tartozó feladatok ellátását.

Feladatok:

• A szervezési iroda munkatársai látják el a hivatal adminisztrációs feladatainak nagy részét, így különösen a posta kezelését, az érkeztetést, iktatást és az irattárazási feladatokat.

A bevezetett ASP rendszer használata az ügyfélszolgálaton a postázási feladatokat megkönnyítette, miután a program kezdeti problémái megoldódtak és a rendszer használata készségszintűvé vált. Az ügyiratforgalomra vonatkozó számokat külön melléklet tartalmazza. Az idei évben megkezdtük az egyeztetéseket az iratok levéltárba helyezésével kapcsolatosan, azonban a levéltár egyenlőre elmaradásban van az átvételi munkálatok ügyében, így sajnos továbbra sem sikerül az iratok áthelyezése, amely a helyhiányunk miatt is egyre fontosabb lenne.

Az irattár selejtezése és a jegyzőkönyvek bekötése kapcsán sikerült beszereznünk a szükséges árajánlatokat, melyek alapján a jövő évre tervezni lehet a feladat elvégzését.

A helyhiány megoldására megkezdtük az irattárban található régi, használhatatlan eszközök selejtezését. A régi számítástechnikai berendezéseket sikerült az év végén meghirdetett elektromos hulladékgyűjtés keretében elszállíttatnunk. A Martongazda Nonprofit Kft.-vel felvettük a kapcsolatot és megrendeltük az irattári tároló helyek, polcok bővítését, mely munkával hamarosan elkészülnek.

• Az irodához tartozik az ügyfélfogadás biztosítása is, amelynek telefonos vetületében az idei évben technikai változtatásokat indítottunk el, egy automata rendszer elindításával, amely sok feszültséget generál. Ugyanakkor nem célravezető visszafelé lépni, inkább a lakossággal való elfogadtatást kell elérni, tekintve, hogy az össze-vissza telefonálgatások komoly félreértésekhez vezethetnek, illetve feleslegesen terhelik a kollégákat. Az ügyfélforgalom számszerűsíthető mérése fontos célkitűzésünk. A rendszer jelentősen tehermentesítette a back office munkát ellátó kollégákat, de a lakosság körében továbbra is népszerűtlen. Folyamatban van a felvett szöveg egyszerűsítése, rövidítése annak érdekében, hogy az ügyfelek az ügyfélszolgálati vagy a titkársági munkatársakat várakozási idő nélkül is elérhessék. Az ügyfélszolgálati kollégáknak jelentős leterheltséget okozott a sok panasz kezelése, ami a kerti hulladékok tüzelése, valamint a megnövekedett kamionforgalom miatt érkezett hozzánk.
• Az iroda kezeli ezen kívül a polgármesteri titkársági feladatokat, melyek jelentős koordinációt, jó kommunikációs készséget, alapos tájékozottságot kíván meg a két kollégától, akik egyéb más feladatokat is teljesítenek. Ilyen feladatok a titkárságon a nemzetközi kapcsolatok koordinálása, menedzselése, a civil szervezetekkel való kapcsolattartás, kommunikációs feladatok ellátása, valamint az önkormányzati rendezvények szervezésében, lebonyolításában való közreműködés.
• Az önkormányzati munka előkészítése körében az iroda feladatkörébe tartozik jelenleg a bizottsági és képviselő-testületi ülések feltételeinek technikai biztosítása, az üléseken a jegyzőkönyvezés, az ülést követően a jegyzőkönyvek elkészítése, határozatok, rendeletek, kivonatok elkészítése, megküldése, a rendeletek egységes szerkezetbe foglalása, a határozatok és rendeletek nyilvántartása. 2014 évtől a törvényességi felügyeletet gyakorló szervvel a kapcsolattartás már csak elektronikus úton gyakorolható, melyre a Nemzeti Jogszabálytár rendszer szolgál. E rendszerbe kell feltölteni a kihirdetést követően haladéktalanul az önkormányzati rendeleteket is, melyek megtekinthetők a www.njt.hu oldalon. Az ülések jegyzőkönyveit az ülést követő 15 napon belül kell feltölteni az elektronikus rendszerbe. Ezen határidők betartása rendkívül fontos és feszített munkatempót követel meg, mert elmaradásuk bírságolás kiszabását vonhatja maga után. A kollégák biztosítják a nyilvánosság számára is a hozzáférhetőséget a jegyzőkönyvekhez, rendeletekhez, e tekintetben kialakult együttműködés van a kommunikációs referenssel.

Statisztikai adatok:

Döntések száma (2018.12.06-ig):

• Az iroda munkatársának feladatkörébe tartozik az önkormányzat és a hivatal kommunikációjának ellátása. Ezen belül az önkormányzati fejlesztések és projektek kreatív szemléletű kommunikálása, az ezzel kapcsolatos koordinációs feladatok ellátása, szükség szerint a sajtó nyilvánosságának biztosítása. A kommunikációs referens részt vesz a várost népszerűsítő marketing elemek kialakításában, aktualizálásában és fejlesztésében. Tájékoztatást ad az önkormányzati rendezvényekről, elkészíti az azzal kapcsolatos meghívókat.

Martonvásár Város Önkormányzata internetes felületeit (www.martonvasar.hu, facebook oldal) kezeli, karbantartja, ellenőrzi az adatokat, információkat aktualizálja, az önkormányzat és a polgármesteri hivatal közérdekű adatait folyamatosan frissíti. A facebook-on található „Martonvásár infó - tájékoztatás, párbeszéd, közösség” csoport hozzászólásait moderálja, a vezetőséget tájékoztatja a lakosság nagy érdeklődésére számot tartó aktuális témákról. Személyes infokommunikációs segítséget nyújt a polgármesternek és az alpolgármesterek számára.

A Forum Martini főszerkesztőjével folyamatos kapcsolatban van. Az ASP rendszerben a Települési Portált üzemelteti.

Tárgyi feltételek:

A technikai, tárgyi feltételek sokat javultak, jelenleg valamennyi kolléga megfelelő számítástechnikai eszközzel tudja a feladatát ellátni.

2016. január 1-től önálló, elkülönült egységként működik a hivatalban a Városmenedzsment, melynek tagjai az önkormányzati munka szempontjából meghatározó, átfogó feladatok felelősei, munkakörük ennek megfelelően alakul, szemléletük, tudásuk és speciális, klasszikus szervezeti rendszerből kiemelt helyzetük ezen elvárásoknak kell, hogy megfeleljen.

A Városmenedzsmentet közvetlenül az aljegyző vezetése alatt áll és a gazdasági alpolgármester irányítása mellett működik, team-munkában a hivatal más, speciális szakértelmet biztosító területeinek munkatársaival (pénzügy, jog, építésügy, stb.), illetőleg az önkormányzati intézmények, cégek vezetőivel együttműködve.

A Városmenedzsment szervezeti egységhez tartozó munkakörök:

• városépítész
• főmérnök
• projektmenedzser
• üzemeltetési referens

Munkatársaink szakterülete – bár folyamatos együttműködést és átfogó szemléletmódot kíván – a beszámoló szempontjából lényegesen különböző alapokra épül, így az egyes munka- és feladatkörökhöz tartozóan kerül bemutatásra.

Településrendezés:

• Településrendezési eszközök módosításával összefüggő feladatok (1 tárgyalásos, 1 teljes eljárással történő módosítás lefolytatása), kapcsolódó döntések előkészítése, az eljárásban részt vevő államigazgatási szervekkel, partnerekkel történő kapcsolattartás, véleményezési eljárás szervezése, partnerségi egyeztetés lefolytatása, nyilvánosság biztosítása, tervezővel való folyamatos együttműködés.
• A szomszédos települések területrendezési eszközeinek véleményezése.
• Lakossági észrevételek, kérelmek fogadása, vizsgálata, településrendezési eszközökkel kapcsolatos adatszolgáltatások elvégzése.
• Telekalakítási munkák rajzos előkészítése, földmérési munka megrendelése, kapcsolattartás a földmérővel, részvétel a helyszíni képviseletet igénylő munkákon.
• Földhivatali ügyintézés koordinálása, telekalakítási engedélyek, szakhatósági állásfoglalások beszerzése, ingatlan-nyilvántartási átvezetés.
• Településképi Rendelet elkészítésében és a Településképi Arculati Kézikönyv módosításában, tartalmának összeállításában való aktív részvétel, az eljárások bonyolítása, egyeztetés a tervezővel
• Településképi konzultációk megtartása, tájékoztatás nyújtása településképi előírásokkal és egyéb építési szabályokkal kapcsolatosan

Településfejlesztés (befektetés-ösztönzés, pályázatok, beruházások):

• A városvezetés munkájának közvetlen segítése a leendő beruházások előkészítésében, részvétel az ezekhez szükséges háttéranyagok összeállításában.
• Befektetés ösztönzéshez szükséges adatszolgáltatás befektetők és közvetítők felé.
• A pályázati anyagok összeállításakor a közterületekre vonatkozó vázlattervek elkészítése, műszaki leírások elkészítése, buszmegállók vázlatterve, stb.

Egyéb feladatok:

• Üzemeltetési referens és főmérnök munkájának segítése.
• A képviselő-testületi döntést igénylő ügyekben az előterjesztés elkészítése.
• Előirányzott e-learning rendszerű képzések teljesítése.

A 2018. évi feladatai elsősorban a támogatott projektek előkészítése és lebonyolítása volt, így:

• útépítési munkák engedélyeinek beszerzése, közbeszerzési dokumentáció műszaki tartalmának összeállatása
• Ady Endre és Bajcsy-Zsilinszki Endre utcákat összekötő út és közművek
• Széchenyi utcai híd
• Brunszvik úti parkolósáv kialakítása
• Magasépítési előkészítések:
• egészségház engedélyeztetése, közbeszerzése, és a kivitelezés indítása
• Beethoven általános iskola energetikai korszerűsítése, tervek egyeztetése, közbeszerzés, kivitelezés
• Martongazda csarnok engedélyeztetése

Zöld város pályázati csomag:

• Emlékezés tere locsolóhálózat
• Ifjúsági park
• Kamera rendszer közbeszerzés és kivitelezés

Folyó építési munkák:

• Új iskolai szárny 2017-ben megkezdett építésének befejezése

A KEHOP csatorna beruházás martonvásári szakaszának építési munkáinak koordinálása, beleértve az út helyreállításokat

Önkormányzati pályázatok előkészítése és benyújtása:

• MKSZ tornaterem
• BGA Zrt., testvérvárosi programok
• EMMI, könyvtári érdekeltségnövelő
• BM, járdafelújítás
• VP-7.2.1-7.4.1.3, helyi piac
• VP-19.3.1, LEADER térségi együttműködés
• VP-19.2.1, LEADER
• WIFI4EU
• ME, Magyar Népdal Napja

Részvétel nyertes önkormányzati vagy az önkormányzat részvételével megvalósuló pályázati projektek menedzselésében, szakmai munkájában:

• KEHOP-2.2.1, csatorna
• KEHOP-2.1.2, ivóvízminőség-javítás
• TOP-2.1.2, zöld város
• TOP-3.2.1, iskola energetika
• TOP-4.1.1, egészségház
• KÖFOP-1.2.1 ASP csatlakozás
• TOP-5.3.1, helyi identitás növelése
• BM, óvodafejlesztés
• VP-7.2.1-7.4.1.2, külterületi út
• ME, MNN
• EFOP-4.1.8, ÓM fejlesztés
• EFOP-4.1.9, könyvtári fejlesztés
• védőnői eszközbeszerzés
• TOP-5.1.1, megyei foglalkoztatási paktum
• TOP-5.1.2, helyi foglalkoztatási paktum

Részvétel kapcsolódó intézményi, szervezeti pályázatok előkészítésében és/vagy benyújtásában és/vagy menedzselésében:

• BBK, iskola, óvoda, MartonSport, SZLV TKT

Részvétel leendő beruházások, projektek előkészítésében (pl. iparterület, MTA, agrár-turisztikai terület, 400 M)

Részvétel szakmai konferenciákon, fórumokon, műhelymunkákban, VM és projekt-megbeszéléseken, évi ~30 alkalom

Részvétel projektek helyszíni ellenőrzései, előzetes helyszíni szemléi lefolytatásán (TOP-4.2.1, VP-7.2.1-7.4.1.2, VP-7.2.1-7.4.1.3)

Pályázati projektfenntartási jelentések készítése (4-5 projekt)

Adatszolgáltatások, kérdőívek kitöltése (pl. minisztériumok, MÁK, FMÖ, Cselekvő Közösségek, egyéb intézmények és szervezetek)

Kapcsolattartás és szervezési feladatok különféle projektek kapcsán, különféle szervezetekkel és ügyekben (NFP, Albensis Nkft., VVK, FMÖ, paktum-irodák, minisztériumok, MÁK és egyéb állami szervek, KDRIÜ, MTÜ, MTA, MNVH, Norvég és EGT Alapok, Proregio és egyéb intézmények, szervezetek)

Testületi előterjesztések készítése, részvétel előterjesztések készítésben

Egyéb önkéntes tevékenységek

Településfejlesztés (pályázatok, beruházások):

• Vállalkozói szerződések, tervezői megbízások előkészítése, nyomon követése
• Vállalkozókkal történő kapcsolattartás a tervezések és a beruházások megvalósítása során, adatszolgáltatások elvégzése (GKSZ közműtervezés, Óvodafejlesztés, Iskola energetika, Egészségház, Zöld Város – TSZ udvar)
• Beszerzések előkészítése (projekttől függően ajánlattételi felhívás elkészítése, árajánlatok beszerzése, bíráló bizottság munkájához kapcsolódó dokumentumok, ajánlattévők értesítése)
• Beszerzések lebonyolítása, ügyintézése (Kamerarendszer, Óvoda eszköz-, napelem-, építési beruházása, Könyvtár építési és műszaki ellenőr beszerzése, Óvodamúzeum építési és műszaki ellenőr beszerzése)
• Közbeszerzések lebonyolításában való részvétel, kapcsolattartás a közbeszerzési szakértővel (Iskola energetika, Útépítések, Egészségház, Ifjúsági park, Locsolóhálózat)

Egyéb:

• A Polgármesteri Hivatal Humán és Műszaki csoportjának részéről a szociális, hagyatéki és építéshatósági, valamint a városmenedzsmentet is érintő ügyekhez szükséges tulajdoni lapok, térképmásolatok lekérése a Takarnet rendszerből
• Koordinációs feladatok ellátása a beruházásokban érintett döntéshozók és illetékesek között (kapcsolattartás, találkozók szervezése, megbeszélések összehívása és emlékeztetők készítése)
• A főmérnök munkájának közvetlen segítése, irodai és iktatási adminisztratív feladatok elvégzése, helyszíni egyeztetéseken való részvétel
• Kommunikációs és tájékoztató célú térképek, ábrák készítése (elektromos töltőállomás, ingatlan ügyek).

Ide tartoznak jelenleg az alábbi alapvető feladatkörök:

• szociális és gyámügyi feladatok, a szociális intézménnyel kapcsolatos fenntartói, felügyeleti tevékenység
• hagyatéki ügyek
• birtokvédelmi ügyek
• közfoglalkoztatás, közérdekű munkavégzés
• kintlévőség kezelés, tartozások
• népességi, lakcím nyilvántartási ügyek
• anyakönyvi, honosítási ügyek
• társulási feladatok
• közneveléssel kapcsolatos feladatok, az óvodákkal kapcsolatos fenntartói, felügyeleti tevékenység
• egészségügy
• alapító okiratokkal kapcsolatos feladatok
• belső ellenőrzés koordinációja

2018-ban bekövetkezett szervezeti felépítés változás némileg tisztábbá. átláthatóbbá tette a feladatokat és a leterheltséget, ámbár ezen irodán dolgozó kollégáknak is ki kellett vennie részét a 2017. év legvégén, tragikus hirtelenséggel elhunyt műszaki csoportvezetőnk ittmaradt feladati tekintetében. Véleményem szerint az igazgatási iroda dolgozói csapatmunkából, kollegialitásból jelesre vigyáztak az idén, hiszen részben nekik is köszönhetően zökkenőmentesen mentek tovább az ügyek, az ügyfelek semmit sem éreztek meg a hirtelen jött helyzetből, azt belül meg tudtuk oldani.

A 2018. évben ezen iroda dolgozói aktívan részt vettek a tavaszi országgyűlési választások lebonyolításában, melyben az érintettek szintén precízen helytálltak mindannyian.

Az egyes ellátott feladatok munkakörönkénti bontásban:

Igazgatási ügyintéző – irodavezető:

A munkakörhöz kapcsolódó, jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok:

• Ipar-kereskedelmi ügyek

Egyéb munkaköri feladatok:

• A Szent László Völgye Többcélú Kistérségi Társulás Társulási Tanácsa működésének folyamatos biztosítása
• Közneveléssel/oktatással kapcsolatos üg